FAQ - Veelgestelde vragen

ALGEMEEN

Ik wil met m'n West-Vlaamse non-profitvereniging materiaal reserveren. Hoe werkt het, wat moet ik doen?

  • De hoofverantwoordelijke van de vereniging maakt een gratis account aan (1 account per vereniging).
  • Meteen na registratie ontvang je een e-mail op het in de account vermelde mailadres. Met een klik op de link in de mail bevestig je dat het e-mailadres klopt.
  • Binnen de 2 werkdagen ontvang je een e-mail van de uitleendienst met de goed- of afkeuring van je account.
  • Je kunt pas inloggen om materiaal te ontlenen als je e-mailadres is bevestigd en je account is goedgekeurd.

Ik ben lid van een vereniging, hoe kan ik materiaal reserveren?

  • De hoofdverantwoordelijke van de vereniging kan via zijn online account leden van de vereniging uitnodigen om als contactpersoon materiaal te reserveren.
  • De contactpersoon ontvangt de uitnodiging van de hoofdverantwoordelijk via e-mail en bevestigt zijn e-mailadres.
  • De hoofdverantwoordelijke heeft bij de uitnodiging een wachtwoord aangemaakt.
  • Contacteer de hoofdverantwoordelijke voor dit wachtwoord.
  • Inloggen doe je met je e-mailadres en wachtwoord.
  • Eenmaal ingelogd, kan je het wachtwoord wijzigen (niet verplicht).
  • Indien de hoofdverantwoordelijke het wachtwoord niet meer weet, gebruik wachtwoord vergeten op voorwaarde dat je e-mailadres is bevestigd.

Ik ben lid van meerdere verenigingen?

  • Indien je lid bent van verschillende West-Vlaamse verenigingen kan je hetzelfde e-mailadres gebruiken.
  • Het systeem vraagt, eenmaal ingelogd, voor welke vereniging je wenst verder te gaan.
  • De accounts worden gescheiden weergegeven.

Kan ik mijn gegevens wijzigingen?

  • Een contactpersoon kan zijn persoonlijke gegevens online wijzigen.
  • De hoofdverantwoordelijke kan zijn persoonlijke gegevens en de gegevens van de vereniging online wijzigen.

Ik stop als lid in de vereniging, wat nu?

  • De hoofdverantwoordelijke van de vereniging kan in zijn online-account jou als contactpersoon verwijderen.
  • Je ontvangt een e-mail met de melding dat je account verwijderd is. Nu kan je niet meer inloggen.

De hoofdverantwoordelijke stopt, wat nu?

  • De hoofdverantwoordelijke kan in zijn online account zijn rol als hoofdverantwoordelijke doorgeven aan een contactpersoon.
  • Die contactpersoon wordt hoofdverantwoordelijke.
  • De nieuwe hoofdverantwoordelijke kan de vorige hoofdverantwoordelijke, nu contactpersoon, indien nodig verwijderen. 

Mijn account staat geblokkeerd…

  • Na 3 mislukte inlogpogingen staat je e-mailadres geblokkeerd.
  • Contacteer de uitleendienst via telefoon 050 40 76 76 of mail naar [email protected] met de vraag om je e-mailadres te ontgrendelen.

Waarom moet ik m'n identiteitskaart laten uitlezen als ik materiaal ophaal?

  • De uitleendienst wil exact weten wie het materiaal heeft opgehaald, dit om discussie bij mogelijke schade of diefstal te vermijden.
  • Bij het inlezen van de id kaart worden enkel de hoogstnoodzakelijke gegevens tijdelijk, versleuteld en GDPR conform bewaard.
  • 14 dagen na afhandeling van het dossier worden de versleutelde gegevens automatisch gewist. 
  • Indien de klant weigert om de identiteitsgegevens te laten uitlezen zal de postverantwoordelijke de uitlening weigeren, het huurgeld blijft verschuldigd.

Wat is het verschil tussen het online account van de hoofdverantwoordelijke en een contactpersoon?

  • Log in - mijn account
  • Mijn gegevens: de hoofdverantwoordelijke en contactpersoon kunnen hun administratieve gegevens en wachtwoord wijzigen.
  • Organisatie: de hoofdverantwoordelijk kan de administratieve gegevens van de vereniging wijzigen, een contactpersoon kan deze enkel bekijken.
  • Reserveringen: De hoofdverantwoordelijke en de contactpersoon zien alle gemaakte reserveringen van de vereniging. 
  • Contactpersonen: de hoofdverantwoordelijke kan nieuwe contactpersonen uitnodigen, contactpersonen verwijderen en de rol hoofdgebruiker doorgeven aan een contactpersoon. Een contactpersoon kan enkel de contactpersonen van de vereniging bekijken.

RESERVATIES

Kan ik mijn reservatie annuleren?

  • Via ‘Mijn account – Reserveringen’, aanvraag #nummer, kan je je reservatie deels of volledig annuleren.
  • Tot 14 dagen na reservatiedatum kan je kosteloos je reservatie deels of volledig annuleren.
  • Vanaf 14 dagen na reservatiedatum is de reservatie definitief. Kosteloos annuleren is nu niet meer mogelijk.

Kan ik mijn ophaal- of retourdatum wijzigen?

  • Ja, op voorwaarde dat de artikelen vrij zijn.
  • De huurprijs is steeds voor een periode van 7 kalenderdagen.
  • Indien deze periode overschreden wordt, komt er automatisch een 7-daagse huurperiode, een extra huurprijs, bij.

Kan ik artikelen verwijderen aan een bestaande reservatie?

  • Je kan in je online-account ‘mijn account – reservaties’ artikelen verwijderen van je reservatie.
  • Tot 14 dagen na reservatiedatum kun je kosteloos je reservatie deels of volledig annuleren.
  • Vanaf 14 dagen na reservatiedatum is de reservatie volledig te betalen.

Kan ik artikelen toevoegen aan een bestaande reservatie?

  • Artikelen toevoegen aan een bestaande reservatie is niet mogelijk.
  • Je maakt een nieuwe reservatie met dezelfde datum en voegt de nieuwe artikelen toe.
  • Je hebt nu 2 (of meerdere) reservaties staan voor dezelfde periode.

Kan ik online materiaal reserveren in meerdere uitleenposten? 

  • Ja, selecteer 1 uitleenpost gevolgd door de ophaal-en retourdatum, binnen deze filter kun je artikelen reserveren.
  • Materiaal reserveren in een andere uitleenpost = maak een nieuwe reservatie.
  • 1 gezamelijke reservatie voor verschillende uitleenposten is niet mogelijk.
  • Eenmaal de uitleenpost gekozen en er liggen 1 of meerdere artikelen in je winkelmandje, kun je toch van uitleenpost wisselen.
    Opgelet, wisselen van uitleenpost = de geselecteerde artikelen worden verwijderd uit je winkelmandje. 

Kan ik hetzelfde materiaal als ons vorig event reserveren?

  • Via ‘Mijn account - Reserveringen’ zie je alle komende en afgehandelde reservaties.
  • Selecteer de juiste reservatie aan de hand van de afhaal- en retourdatum.
  • Bij ‘Aanvraag’ zie je een aanvraagnummer staan, klik op dit #nummer.
  • Wil je deze artikelen nog eens bestellen, klik dan op ‘Opnieuw bestellen’.
  • De artikelen worden getoond volgens beschikbaarheid.

WERKWIJZE

  • De huurprijs staat steeds voor 1 huurperiode van 7 kalenderdagen maar kan in meervoud ontleend worden.
  • Je komt het materiaal zelf ophalen op de afgesproken ophaaldatum.
  • Je brengt het materiaal zelf terug op de afgesproken retourdatum.
  • De Provincie West-Vlaanderen levert geen materiaal op locatie. 
  • De klant laadt het materiaal zelf in en uit. Voorzie daarvoor voldoende personen.
  • De afhaler dient bij afhaling zijn/haar identiteitskaart te laten inlezen.
  • Het materiaal wordt proper meegegeven, breng het ook proper terug.
  • Vuil materiaal bij retour wordt gefactureerd.
  • Draag zorg voor het uitgeleende materiaal alsof het van uzelf zou zijn.
  • Materiaal die zomaar verdwijnt, is nooit verzekerd!
  • Diefstal van het uitgeleende materiaal, zie verzekeringspolis.
  • Betaling van het huurgeld gebeurt met bancontact bij ophaling van het materiaal.

TRANSPORT

  • Gelieve het materiaal bij voorkeur te vervoeren in een gesloten wagen.
  • Op de website staan de afmetingen en gewicht van het materiaal vermeld. Voorzie een geschikt vervoermiddel.
  • Indien je met een open (aanhang)wagen materiaal ophaalt, zorg voor voldoende weersbescherming.
  • Alle materiaal dient droog binnen te komen!
  • Het is verboden vitrinekasten, vitrinetafels en gevoelig technisch materiaal (tv, beamer, …) te vervoeren in een aanhangwagen.