FAQ - Veelgestelde vragen | Provincie West-Vlaanderen

De hoofdverantwoordelijke van de vereniging maakt een gratis account aan - 1 account per vereniging.
Meteen na registratie ontvang je een e-mail op het in de account vermelde emailadres.
Bevestig je mailadres met een klik op de link in de e-mail.
Binnen de 2 werkdagen ontvang je een e-mail van de uitleendienst met de goed- of afkeuring van je account.
Je kunt pas inloggen om materiaal te ontlenen als je je e-mailadres hebt bevestigd en je account goedgekeurd is door de uitleendienst.

De hoofdverantwoordelijke kan via zijn online account 1 of meerdere leden, contactpersonen uitnodigen.
De contactpersoon ontvangt de uitnodiging van de hoofdverantwoordelijk via e-mail en bevestigt zijn e-mailadres.
De hoofdverantwoordelijke heeft bij de uitnodiging een wachtwoord aangemaakt.
Contacteer de hoofdverantwoordelijke voor dit wachtwoord.
Inloggen doe je met je e-mailadres en wachtwoord.
Eenmaal ingelogd, kan je het wachtwoord wijzigen (niet verplicht).
Indien de hoofdverantwoordelijke het wachtwoord niet meer weet, gebruik wachtwoord vergeten op voorwaarde dat je e-mailadres is bevestigd.

Indien je lid bent van verschillende West-Vlaamse verenigingen kan je hetzelfde e-mailadres gebruiken.
Het systeem vraagt, eenmaal ingelogd, voor welke vereniging je wenst verder te gaan.
De accounts worden gescheiden weergegeven.

Een contactpersoon kan zijn persoonlijke gegevens online wijzigen.
De hoofdverantwoordelijke kan zijn persoonlijke gegevens en de gegevens van de vereniging online wijzigen.

De hoofdverantwoordelijke van de vereniging kan in zijn online-account jou als contactpersoon verwijderen.
Je ontvangt een e-mail met de melding dat je account verwijderd is. Nu kan je niet meer inloggen.

De hoofdverantwoordelijke kan in zijn online account zijn rol als hoofdverantwoordelijke doorgeven aan een contactpersoon.
Die contactpersoon wordt hoofdverantwoordelijke.
De nieuwe hoofdverantwoordelijke kan de vorige hoofdverantwoordelijke, nu contactpersoon, indien nodig verwijderen.

Na 3 mislukte inlogpogingen staat je e-mailadres geblokkeerd.
Contacteer de uitleendienst via telefoon 050 40 76 76 of mail naar [email protected] met de vraag om je e-mailadres te ontgrendelen.

De uitleendienst wil exact weten wie het materiaal heeft opgehaald, dit om discussie bij mogelijke schade of diefstal te vermijden.
Bij het inlezen van de id kaart worden enkel de hoogstnoodzakelijke gegevens tijdelijk, versleuteld en GDPR conform bewaard.
14 dagen na afhandeling van het dossier worden de versleutelde gegevens automatisch gewist.
Indien de klant weigert om de identiteitsgegevens te laten uitlezen zal de postverantwoordelijke de uitlening weigeren, het huurgeld blijft verschuldigd.

Log in - mijn account
Mijn gegevens: de hoofdverantwoordelijke en contactpersoon kunnen hun administratieve gegevens en wachtwoord wijzigen.
Organisatie: de hoofdverantwoordelijk kan de administratieve gegevens van de vereniging wijzigen, een contactpersoon kan deze enkel bekijken.
Reserveringen: De hoofdverantwoordelijke en de contactpersoon zien alle gemaakte reserveringen van de vereniging.
Contactpersonen: de hoofdverantwoordelijke kan nieuwe contactpersonen uitnodigen, contactpersonen verwijderen en de rol hoofdgebruiker doorgeven aan een contactpersoon. Een contactpersoon kan enkel de contactpersonen van de vereniging bekijken.

Tot 14 dagen na reservatiedatum kan je kosteloos je reservatie deels of volledig annuleren.
Vanaf 14 dagen na reservatiedatum is de reservatie definitief. Kosteloos annuleren is nu niet meer mogelijk.

Ja, op voorwaarde dat de artikelen vrij zijn.
De huurprijs is steeds voor een periode van 7 kalenderdagen.
Indien deze periode overschreden wordt, komt er automatisch een 7-daagse huurperiode, een extra huurprijs, bij.

Ja, selecteer 1 uitleenpost gevolgd door de ophaal-en retourdatum, binnen deze filter kun je artikelen reserveren.
Materiaal reserveren in een andere uitleenpost = maak een nieuwe reservatie.
1 gezamelijke reservatie voor verschillende uitleenposten is niet mogelijk.
Eenmaal de uitleenpost gekozen en er liggen 1 of meerdere artikelen in je winkelmandje, kun je toch van uitleenpost wisselen.
Opgelet, wisselen van uitleenpost = de geselecteerde artikelen worden verwijderd uit je winkelmandje.

Maak een reservatie en betaal het huurgeld direct online.
Maak een reservatie en betaal het huurgeld niet direct maar vb 14 dagen na reservatiedatum.
Log in - mijn account - reserveringen - aanvraag #20200XXXX - betaal online
Andere betaalmethode, de afhaler betaalt het huurgeld met bankkaart in het afhaalmagazijn.
Andere betaalmethode, steden en gemeenten betalen het huurgeld via factuur + vermelding bestelbonnummer.

De huurprijs staat voor 1 huurperiode van 7 kalenderdagen
Meerdere huurperiodes ontlenen is mogelijk.
Je komt het materiaal zelf ophalen op de afgesproken ophaaldatum.
Je brengt het materiaal zelf terug op de afgesproken retourdatum.
De Provincie West-Vlaanderen levert geen materiaal op locatie.
De klant laadt het materiaal zelf in en uit. Voorzie daarvoor voldoende personen.
De afhaler dient bij afhaling zijn/haar identiteitskaart te laten inlezen.
Het materiaal wordt proper meegegeven, breng het ook proper terug.
Vuil materiaal bij retour wordt gefactureerd.
Draag zorg voor het uitgeleende materiaal alsof het van uzelf zou zijn.
Materiaal die zomaar verdwijnt, is nooit verzekerd!

Gelieve het materiaal bij voorkeur te vervoeren in een gesloten wagen.
Op de website staan de afmetingen en gewicht van het materiaal vermeld. Voorzie een geschikt vervoermiddel.
Indien je met een open (aanhang)wagen materiaal ophaalt, zorg voor voldoende weersbescherming.
Alle materiaal dient droog binnen te komen!
Het is verboden vitrinekasten, vitrinetafels en gevoelig technisch materiaal (tv, beamer, …) te vervoeren in een aanhangwagen.