Uitleendienst reglement

PROVINCIAAL REGLEMENT BETREFFENDE HET UITLENEN VAN AUDIOVISUEEL MATERIAAL, TENTOONSTELLINGSMATERIAAL, EDUCATIEF MATERIAAL EN PROVINCIAAL PROMOTIEMATERIAAL
8 september 2020

Artikel 1: MISSIE EN VISIE VAN DE UITLEENDIENST
De provinciale uitleendienst faciliteert het uitleenproces voor audiovisueel materiaal, tentoonstellingsmateriaal, provinciaal promotiemateriaal en educatief materiaal aan West-Vlaamse jeugd- en volwassenenorganisaties, scholen, openbare besturen, instellingen en diensten.

Het uitleenmateriaal is kwalitatief en wordt in goede staat uitgeleend aan democratische prijzen. Vanuit de uitleenposten wordt gestreefd naar een optimale service en organisatie met bijzondere aandacht voor deskundig advies bij de reservatie, technische bijstand/permanentie tijdens de uitlening, een vlotte reservatietool, ergonomische pakketten, transparante openingsdagen en uren van de uitleenposten, vlotte bereikbaarheid, voldoende parking en laad- en losmogelijkheden bij de uitleenposten.

Commerciële organisaties, ondernemingen, beroepsverenigingen en particulier gebruik komen niet in aanmerking. Aanvragen voor activiteiten met een commercieel doel of persoonlijk winstoogmerk worden alsook afgewezen.

Art. 2: MATERIAALGROEPEN
Het aanbod van de uitleendienst valt binnen deze vier materiaalgroepen:

Audiovisueel materiaal: klank-, licht- en videomateriaal, …
Tentoonstellingsmateriaal: podia, tentoonstellingskasten, …
Educatief materiaal: educatieve koffers, educatieve materialen
Promotiemateriaal: vlaggen, banners, … met het logo van de provincie West-Vlaanderen

Art. 3: KLANT
De klant is de organisatie, school, openbaar bestuur, instelling of dienst die het materiaal van de uitleendienst gebruikt (gebruik = reserveren, ophalen, bedienen, terugbrengen). De klant erkent de goederen te ontlenen voor eigen gebruik. De klant verklaart de gebruiks- en veiligheidsvoorschriften van de goederen te kennen en na te leven. De handleidingen zijn te vinden op de website.

Art. 4: REGISTRATIE
De klant dient zich te registreren via de website van de uitleendienst https://uitleendienst.west-vlaanderen.be/login vooraleer hij kan reserveren. Na validatie van de gegevens ontvangt de klant de nodige login gegevens waarmee hij online zijn reservatie kan plaatsen. Wijzigingen aan de registratie (wijzigen/toevoegen contactgegevens, adres, contactpersonen) kunnen online doorgegeven worden en worden via mail bevestigd aan de verantwoordelijke (eerste contactpersoon) van de organisatie.

Art. 5: RESERVATIE
Alle materiaal kan vanaf 6 maanden voor de gewenste afhaaldag online www.westvlaanderen.be/uitleendienst gereserveerd worden. Reservaties kunnen gemaakt worden volgens beschikbaarheid van het materiaal en ontleentermijn. De beschikbaarheid kan geraadpleegd worden via de online reservatietool. Indien het materiaal niet beschikbaar is in de provinciale uitleendienst, kan de reservatie niet gemaakt worden.

Ter bevestiging van de reservatie ontvangen de aanvrager en de verantwoordelijke van de organisatie een reservatiebon per e-mail met vermelding van de gereserveerde goederen, de ontleentermijn en de huurprijs. De hoeveelheid materiaal en de duur van een ontlening kan beperkt worden zodat verschillende organisaties zich kunnen bedienen van het aanbod van de uitleendienst. De beoordeling hiervan gebeurt door de coördinator van de provinciale uitleendienst.

Art. 6: HUURPERIODE, VERGOEDING EN KADER TARIEVEN
De vermelde huurprijzen op de website is het basis huurtarief voor een huurperiode van één week. De huurprijs is verschuldigd voor elke nieuwe begonnen huurperiode van één week. De dag van afhalen is niet inbegrepen in de huurperiode.

De dag van terugbrengen is wel inbegrepen in de huurperiode. De deputatie wordt gemachtigd om de tarievenlijst vast te leggen binnen het kader van dit reglement. De huurprijs van het audiovisueel materiaal en het tentoonstellingsmateriaal bedraagt tussen 0,5 en 1,5% van de aankoopwaarde en hangt af van de verwachte levensduur van het materiaal, met een minimum van 2,5 euro. Voor klein randmateriaal kan de huurprijs lager vastgesteld worden. Educatief materiaal en promotiemateriaal zijn gratis te ontlenen.

Art. 7: AFHALEN, BETALING EN TRANSPORT
De klant biedt zich met de afgeprinte of digitale reservatiebon aan in de betreffende uitleenpost op de afgesproken afhaaldagen en binnen de voorziene openingsuren.

Bij het afhalen maakt de uitleendienst een uitleenbon op. De klant ondertekent deze uitleenbon waarmee hij erkent dat de goederen proper en vrij zijn van zichtbare schade of onregelmatigheid. Na de ondertekening van de uitleenbon en de betaling van het huurgeld worden de goederen overgemaakt aan de klant. Naast betalingen ter plaatsen met bancontact/visa bij ophaling, heeft de klant ook de optie om bij het maken van de reservatie te opteren voor online betaling. Contante betaling of een andere betaalwijze wordt niet aanvaard.

De goederen worden voor eigen rekening opgehaald. Het inladen van het materiaal gebeurt steeds door de klant en hij voorziet daarvoor voldoende mankracht. De uitleendienst is niet verantwoordelijk voor lichamelijke letsels en materiële schade aan het vervoersmiddel bij in- en uitladen van het materiaal of manoeuvreren op het terrein van de uitleendienst. Indien de klant zich aanbiedt met een vervoermiddel dat niet geschikt is voor transport van de goederen kan de coördinator of postverantwoordelijke het transport weigeren. In het geval de klant geen sluitende oplossing voorziet voor het transport blijft alleszins de ontleenvergoeding voor de gereserveerde goederen verschuldigd. In de online catalogus wordt bij de respectieve goederen het gewicht en/of afmetingen aangegeven.

In uitvoering van dit reglement kan de deputatie een bijkomende alternatieve wijze van ophalen van het materiaal organiseren.

Art. 8: TERUGBRENGEN MATERIAAL
De klant dient de ontleende goederen terug in te leveren bij de uitleendienst op het afgesproken tijdstip, zoals vermeld op de uitleenbon. De materialen worden afgeleverd in de staat zoals deze hem werden bezorgd bij de afhaling: proper en vrij van zichtbare schade of enige onregelmatigheid. Het materiaal moet altijd worden teruggebracht op de plaats van afhaling. Het terugbrengen van de materialen gebeurt uitsluitend tijdens de openingsuren. Het uitladen van het materiaal gebeurt steeds door de klant en hij voorziet daarvoor voldoende mankracht. Het uitgeleende materiaal wordt gecontroleerd door het personeel van de uitleendienst op de dag van terugbrengen. Indien bij controle van de ingeleverde materialen door het personeel een defect of een tekortkoming wordt vastgesteld, zullen de kosten van herstel/vervanging verhaald worden op de klant.

In uitvoering van dit reglement kan de deputatie een bijkomende alternatieve wijze van terugbrengen van het materiaal organiseren.

Art. 9: TE LAAT TERUGBRENGEN VAN MATERIAAL
Het uitleensysteem staat of valt met het correct ophalen en terugbrengen van het uitleenmateriaal. Indien de klant het uitleenmateriaal niet tijdig of niet volledig kan terugbrengen op de afgesproken datum zoals vermeld op de uitleenbon, neemt de klant telefonisch of per mail contact op met de uitleendienst. Indien het materiaal dat de klant langer wenst te ontlenen niet geblokkeerd is door een andere reservatie in de gewenste verlengperiode, wordt de reservatie aangepast. De verlenging van de ontleenperiode kan tot gevolg hebben dat de ontleenvergoeding verhoogt. In dit geval wordt geen boete aangerekend.

Er wordt een boete aangerekend gelijk aan het huurtarief van 1 week van het betreffende materiaal, en dat te betalen per openingsdag van de betreffende uitleenpost dat het gehuurde materiaal te laat wordt teruggebracht, in volgende gevallen:

Indien de klant, zonder enig bericht naar de uitleendienst, het uitleenmateriaal niet tijdig of niet volledig terugbrengt op de afgesproken datum zoals vermeld op de uitleenbon.
Indien de klant wel contact opneemt met de uitleendienst en hieruit blijkt dat het materiaal door een volgende reservatie is geblokkeerd en de uitlening bijgevolg niet kan verlengd worden. Betaling van de boete gebeurt via factuur of bij terugbrengen van het ontleende materiaal. Het niet betalen van deze factuur leidt tot het non-actief zetten van de organisatie (zie uitsluiting). Bovendien kan de vergoeding en de schadevergoeding met alle mogelijke middelen worden ingevorderd.

Randmateriaal in een uitleenpakket (vb. kabels, statieven) dat niet werd teruggebracht, kan zonder boete tot 2 weken na de terugbrengdatum worden binnengebracht. Na twee weken wordt het randmateriaal als definitief verloren beschouwd. (zie verlies van het geleende materiaal)

Art. 10: VERLIES VAN HET GELEENDE MATERIAAL
Onder verlies wordt begrepen dat het materiaal definitief verloren is en bijgevolg niet meer kan worden teruggebracht. Materiaal dat 2 weken na de terugbrengdatum nog niet is ingeleverd wordt beschouwd als Pagina 4 van 8 definitief verloren en wordt aangerekend er is wel een verzekering voor audiovisueel materiaal. De tarieven hiervoor worden in het uitvoeringsbesluit bij dit reglement vastgelegd. Blijkt het definitief verloren materiaal achteraf teruggevonden te zijn, kan het betaalde bedrag niet terug gevorderd worden en mag de klant het, ondertussen betaalde, materiaal houden.

Art. 11: BEVUILING EN SCHADE
Het provinciebestuur vordert de kosten die voortvloeien uit herstel en reiniging van het uitgeleende materiaal terug van de klant:

Wanneer personeel van de uitleendienst moet worden ingeschakeld worden om het materiaal opnieuw netjes te krijgen of te herstellen wordt een uurtarief zoals opgenomen in het uitvoeringsbesluit bij dit reglement aangerekend, eventueel verhoogd met de gemaakte kosten.
Bij schade hersteld door externe firma’s wordt het factuurbedrag aangerekend eventueel verhoogd met de gemaakte kosten of met uurtarief voor inzet personeel van de uitleendienst.

Art. 12: TEKORTKOMINGEN
De klant moet de uitleendienst op de hoogte brengen van de technische defecten of ontbrekende onderdelen die bij het gebruik van de materialen vastgesteld werden. Deze melding moet ten laatste gebeuren bij het terugbrengen van de materialen. De klant krijgt een tegoedbon voor de huur van het defecte of onvolledige materiaal indien als gevolg van de tekortkoming het materiaal niet kon gebruikt worden. De tegoedbon heeft enkel betrekking op het defecte of onvolledige materiaal, niet voor de gehele factuur indien er ook andere materialen werden ontleend. De tegoedbon kan gebruikt worden bij een volgende ontlening en blijft 1 jaar geldig. De tegoedbon is de enige compensatie, er kan geen geld terug gestort worden.

Indien het meegekregen materiaal niet gebruikt kon worden wegens verkeerd gebruik, verkeerde aansluiting (= niet defect) door de klant wordt er geen tegoedbon opgemaakt.

Art. 13: VERZEKERING
Het provinciebestuur heeft een verzekering alle risico’s op audiovisueel uitleenmateriaal van de provinciale uitleendienst, dit is inbegrepen in de huurprijs. Voor andere risico’s en voor andere materiaalgroepen staat het de klant vrij om een aanvullende verzekering af te sluiten.

Art. 14: UITSLUITING
De uitleendienst kan de klant op non-actief plaatsen, waardoor deze geen nieuwe reservaties meer kan maken of afhalen, in volgende gevallen:

Als de klant de goederen heeft overgedragen, uitgeleend, (onder)verhuurd of ter beschikking gesteld van derden. In dit geval wordt de materialen ogenblikkelijk teruggevorderd. Ter verifiëring kan de uitleendienst aan de klant verzoeken om een exemplaar van de aankondigingen, uitnodiging van het evenement waarvoor het materiaal wordt ontleend aan de uitleendienst te bezorgen. De klant dient bovendien een vertegenwoordiger van het provinciebestuur gratis toegang te geven tot de activiteiten waarbij de ontleende goederen gebruikt worden om de naleving van dit reglement ter plaatse te kunnen verifiëren.
Als de klant weigert openstaande facturen te betalen. In dat geval is het aan het provinciebestuur toegestaan om deze met alle mogelijke middelen te innen. Kosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de klant.

Art. 15: AANSPRAKELIJKHEID
De klant is over de gehele duur van de ontlening aansprakelijk voor de schade of hinder die het gehuurde materiaal, of het gebruik ervan, zelfs indien niet foutief, aan derden zou veroorzaken. De provincie West-Vlaanderen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen.

Art. 16: OVERMACHT EN BETWISTING
Er kan geen aanleiding zijn tot schadevergoeding indien gereserveerd materiaal op het ogenblik van de afhaling niet beschikbaar is door overmacht waarbij de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kunnen gesteld worden. Eventuele kosten die hieruit voortvloeien, zoals het elders gaan uitlenen van materialen, kunnen niet verhaald worden op de provinciale uitleendienst.

Elke klacht moet schriftelijk en binnen de 5 dagen na het voorval gericht worden aan de coördinator van de uitleendienst Brugge. Elk geval van betwisting wordt beslecht door de deputatie. In geval van beroep is enkel de rechtbank van het gerechtelijk arrondissement West- Vlaanderen, afdeling Brugge bevoegd.

Art. 17: AANVULLENDE REGELING
De deputatie kan beslissen over zaken omtrent de werking van de uitleendienst die niet uitdrukkelijk in dit reglement zijn geregeld.

UITVOERINGSBESLUIT IN TOEPASSING VAN HET PROVINCIAAL REGLEMENT BETREFFENDE HET UITLENEN VAN AUDIOVISUEEL MATERIAAL, TENTOONSTELLINGSMATERIAAL, EDUCATIEF MATERIAAL EN PROVINCIAAL PROMOTIEMATERIAAL

De deputatie van de provincie West-Vlaanderen verwijst naar volgende rechtsbronnen en houdt rekening met volgende wettelijke bepalingen en feitelijke overwegingen:

Het provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, inzonderheid de artikelen 2 (provinciaal belang omwille van bovenlokale takenbehartiging) en 57, §2 (uitvoering besluiten provincieraad)
Besluit van de provincieraad dd. 26 oktober 2017 betreffende het uitlenen van audiovisueel materiaal, tentoonstellingsmateriaal, educatief materiaal en provinciaal promotiemateriaal
Het uitvoeringsbesluit van de deputatie dd. 5 september 2013 in toepassing van het provinciaal reglement dd. 27 juni 2013 met betrekking tot het lenen van audiovisueel materiaal, kunstkoffers en tentoonstellingsmateriaal
Het voorstel van gedeputeerde Decorte
Na beraadslaging

BESLUIT:
Artikel 1: Adressen van de verschillende uitleenposten van de provinciale uitleendienst en hun openingsdagen en –uren.

PUD Brugge, Kerkhofstraat 1, 8200 Sint-Andries. De uitleenpost Brugge is open op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag van 9u-12u en 13u-16u.
PUD Kortrijk, Emiel Clauslaan 3, 8500 Kortrijk
PUD Ieper, Zonnebeekseweg 361, 8900 Ieper
De uitleenpost Kortrijk en Ieper zijn open op dinsdag en donderdag van 9u-12u en 13u-16u.

Wijzigingen ingevolge vakantieperiode of beperkte beschikbaarheid van het personeel wordt bekendgemaakt op de website van de uitleendienst. Met klanten die op die dagen en reservatie dienen op te halen of terug te brengen worden desgevallend bilateraal de nodige afspraken gemaakt.

Art. 2: Aanbod materiaal per uitleenpost
Brugge: audiovisueel materiaal, tentoonstellingsmateriaal, educatief materiaal en promotiemateriaal.
Kortrijk: audiovisueel materiaal.
Ieper: audiovisueel materiaal en educatief materiaal.

Art. 3: Wijzigingen in reservatie/Annulatie
Een reservatie kan kosteloos deels- of volledig geannuleerd worden tot 14 dagen na de reservatiedatum. Voor geannuleerde artikelen, 14 dagen na reservatiedatum, wordt de huurprijs aangerekend.

Bij keuze voor online betaling binnen de 14 dagen na de reservatiedatum bevestigt de klant de reservatie en wordt bij annulatie de huurprijs alsnog aangerekend.

Wanneer door overmacht de activiteit waarvoor de reservatie werd gemaakt niet kan doorgaan of wijzigt, dan kan de reservatie ook na de periode van 14 dagen na reservatiedatum kosteloos gewijzigd of geannuleerd worden. De klant neemt hiervoor contact op met de coördinator van de uitleendienst en zal de overmacht moeten aantonen.

Art. 4: Tarieven voor definitief verloren materiaal
Verloren goederen, niet ouder dan 5 jaar, worden aangerekend aan de huidige nieuwwaarde. Voor goederen ouder dan 5 jaar, wordt eveneens de huidige nieuwwaarde genomen verminderd met 20% per jaar (vb. materiaal 7 jaar oud: nieuwwaarde – 40%) met een minimale restwaarde van 20% van de nieuwwaarde.

Art. 5: Tarieven voor reiniging en herstel aan het ontleende materiaal
Bij tussenkomst van personeel van de provincie bij herstel of reiniging van het ontleende materiaal wordt een uurtarief van 40 euro aangerekend aan de klant. Indien het materiaal hersteld of gereinigd moeten worden door een externe firma, is de factuur hieraan verbonden voor rekening van de klant.

Art. 6: Uitbreiding toepassingsgebied
Het toepassingsgebied wordt uitgebreid voor de personeelsleden van de provincie en provincieraadsleden.

Art. 7: Aanvullende regelingen
Openbare besturen die per reservatie betalen rekenen af met bancontact/visa bij afhaling, of kunnen opteren voor een afrekening op factuur. De provinciale diensten en provinciale agentschappen ontlenen gratis.

Omwille van redenen van identificatie en het verhalen van mogelijke schade of diefstal van de goederen op de afhaler, verstrekt de afhaler zijn identiteitsgegevens. Dit gebeurt aan de hand van het uitlezen van de identiteitskaart. Hierbij worden enkel de gegevens uitgelezen die noodzakelijk zijn voor het behalen de voormelde doelstellingen. Deze gegevens worden uiterlijk 14 dagen na afhandeling van dossier door de uitleendienst gewist. Indien de klant weigert om de identiteitsgegevens te verstrekken zal de postverantwoordelijke de uitlening weigeren, het huurgeld blijft verschuldigd.

Waren aanwezig:
Carl Decaluwé, provinciegouverneur-voorzitter, de heren Bart Naeyaert, Jean de Bethune, mevrouw Sabien Lahaye-Battheu en de heer Jurgen Vanlerberghe, gedeputeerden en de heer Geert Anthierens, provinciegriffier

Brugge,

De provinciegriffier De provinciegouverneur – voorzitter
Geert Anthierens Carl Decaluwe