uitleendienst-privacy

Over ons privacybeleid

versie 01/09/2020

Provincie West-Vlaanderen geeft veel om jouw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening en het verbeteren van deze dienstverlening. Wij gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over jou en je gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen jouw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website van de uitleendienst en de daarop ontsloten dienstverlening. Deze dienstverlening is beschreven in het provinciaal reglement betreffende de uitleendienst dat raadpleegbaar is op de website van Provincie West-Vlaanderen.

Kijk regelmatig op deze pagina voor de recentste versie. Wanneer we een nieuwe versie publiceren, dan vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.

Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over jou door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij uit op welke wijze wij jouw gegevens opslaan, hoe wij jouw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als je vragen hebt over ons privacybeleid kan je u contact opnemen via onze algemene contactgegevens die je op de startpagina van de website van de uitleendienst vindt. Je kan ook contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming. Je vindt de contactgegevens helemaal onderaan deze pagina.

Over de gegevensverwerking

Hieronder kan je lezen op welke wijze wij jouw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens toegankelijk zijn.

Uitleendienstsoftware

Infodatek Software BV

Onze website is ontwikkeld met software van Infodatek Software BV (RentMagic). Persoonsgegevens die je voor onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Infodatek Software BV heeft toegang tot jouw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden. Zij zullen jouw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel.

Infodatek Software BV is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten – verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Er worden door Infodatek Software BV geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen voor eigen doeleinden.

Webhosting

Wij nemen webhostingdiensten af van Infodatek Software BV. De gegevens worden uitsluitend opgeslagen in Europese datacenters die voldoen aan de huidige marktnormen inzake beveiliging. De uitbaters van de datacenters verwerken geen persoonsgegevens. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten, maar dit zijn geen persoonsgegevens. 

E-mail en mailinglijsten

Infodatek software BV en Sendgrid

Alle bevestigingsmails die je ontvangt van onze uitleendienst worden verzonden via Sendgrid. Sendgrid maakt gebruik van het Besluit van de Commissie van 5 februari 2010 betreffende modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens aan in derde landen gevestigde verwerkers. Dit betekent dat in de overeenkomst met Sendgrid specifieke bepalingen zijn overeengekomen over de bescherming van jouw gegevens.

Measuremail

Voor onze nieuwsbrief maken we ook gebruik van Measuremail. Dit is een derde partij die een gedeelte van het e-mailverkeer zoals reclameberichten en nieuwsbrieven afhandelt. Measuremail zal jouw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die via dit kanaal verloopt, zie je de ‘uitschrijven’ link. Als je hier op klikt zal je geen e-mail meer van ontvangen, met uitzondering van de bevestigingsmails die vertrekken vanuit onze uitleendienst.

Measuremail slaat jouw persoonsgegevens beveiligd op. Measuremail maakt gebruik van internettechnologieën die duidelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen.

Internetproviders (Telenet, Proximus)

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van verschillende Internetprovider (Telenet, Proximus). Deze partijen hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van jouw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. De internetproviders hebben geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.

Facturatie en boekhouding

Infodatek Software BV, Atos Worldline en CIPAL Mercurius

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Infodatek Software BV, Atos Worldline (betalingen) en CIPAL (Mercurius, het boekhoudprogramma van de provincie). Je persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan CIPAL. De verwerking gebeurt via een referentienummer dat door CIPAL niet te herleiden valt naar jouw persoonsgegevens.

Met Infodatek software BV delen we jouw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot jouw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van ontleningsdocumenten. Jouw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Infodatek Software BV is tot geheimhouding verplicht en zal jouw gegevens vertrouwelijk behandelen. Infodatek Software BV gebruikt jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Verzamelde gegevens.

Volgende gegevens worden verzameld:

• contactgegevens van de hoofdverantwoordelijke van de organisatie: naam, voornaam, gsm en/of telefoonnummer, e-mailadres;
• contactgegevens van de afhaler: naam, voornaam, adres.

Daarnaast worden algemene gegevens van de organisatie geregistreerd: naam organisatie, ondernemingsnummer, telefoonnummer, website en sociale media, e-mailadres, adresgegevens en tenslotte ook de facturatiegegevens.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die je verstrekt. Wij gebruiken jouw gegevens niet voor gerichte marketing. Als je gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op jouw verzoek – op een later moment contact met je op te nemen, vragen wij je hiervoor expliciet toestemming. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld jouw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) worden niet als individuele persoonsgegevens verwerkt, maar geclusterd om algemene rapporten te maken.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Provincie West-Vlaanderen op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen om jouw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens zolang je cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij jouw klantprofiel bewaren totdat je aangeeft dat je niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als je dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een “vergeetverzoek”. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met jouw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot jouw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van jouw opdracht hebben vervaardigd.

Jouw rechten

Op grond van de geldende Belgische en Europese wetgeving heb je als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen je hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe je op deze rechten beroep kunt doen. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van jouw gegevens enkel naar jouw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat je de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij jou vragen om je te legitimeren. Wij houden een register bij van afgehandelde verzoeken. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvang je in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. Je hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit als je vermoedt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Dat kan je via jouw dashboard op de website van de uitleendienst (zie “mijn account”). Of je kan een verzoek indienen via de algemene contactgegevens die je vindt op de homepagina van de uitleendienst.

Rectificatierecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Dat kan je via jouw dashboard op de website van de uitleendienst (zie “mijn account”). Of je kan een verzoek indienen via de algemene contactgegevens die je vindt op de homepagina van de uitleendienst.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken als daar redenen toe zijn. Je kan hiervoor een verzoek indienen via de algemene contactgegevens die je vindt op de homepagina van de uitleendienst.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van Provincie West-Vlaanderen. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van jouw bezwaar. Is jouw bezwaar gegrond dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan je ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Cookies

Wij gebruiken functionele cookies om ervoor te zorgen dat onze uitleendienst correct functioneert. Zo gebruiken we een cookie om de sessie van de bezoeker te onthouden zodat je de inhoud van je winkelwagentje niet kwijt bent.

Wij gebruiken analytische cookies om via Google Analytics statistieken te verzamelen over het gebruik van onze webshop en zo de gebruikerservaring te verbeteren.

Algemene informatie over het cookiebeleid van de provincie lees je op: https://www.west-vlaanderen.be/cookieverklaring.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vind je echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot jou verwerken, dan brengen wij je daarvan per e-mail op de hoogte.

Klachten over de verwerking.

Heb je vragen over de verwerking van jouw gegevens, contacteer dan eerst en vooral de medewerkers van de uitleendienst via de contactgegevens die je vindt op de startpagina.

Ben je niet tevreden met het antwoord, dan kan je ook terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected] of op het nummer 0493 31 29 52.

Je kan altijd een klacht neerleggen bij de gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00
Fax. +32 (0)2 274 48 35
E-mail [email protected]

De kantoren van de Gegevensbeschermingsautoriteit zijn iedere werkdag voor het publiek toegankelijk op afspraak.

Telefonisch bereikbaar
Maandag en donderdag: 13u00 tot 16u30
Dinsdag: 08u30 tot 12u00 - 13u00 tot 16u30
Woensdag en vrijdag: 08u30 tot 12u00