Welke verwerkingen

Hieronder worden de verwerkingen van persoonsgegevens bij Provincie West-Vlaanderen meer in detail beschreven. De verwerking of het proces waarin de gegevens worden verwerkt wordt benoemd en dan worden de soort gegevens, de manier waarop we ze verkregen hebben, de grondslag waarop de verwerking gebaseerd is, de bewaartermijn en de partijen waarmee ze eventueel gedeeld worden beschreven.

Opgelet: deze lijst wordt regelmatig aangepast (vb. nieuwe verwerking worden toegevoegd en stopgezette verwerking worden verwijderd). Kijk dus op deze pagina voor de laatste versie.

Versie 03 november 2022.

Verwerkingen die gebaseerd zijn op jouw toestemming.
Verwerking die gebaseerd zijn op een overeenkomst tussen jou en de provincie.
Verwerkingen die we moeten doen (omdat het een wettelijke verplichting is).
Verwerking die we doen als overheid (omdat het onze taak is of omwille van het algemeen belang).
Verwerkingen gebaseerd op gerechtvaardigd belang.

Verwerkingen die gebaseerd zijn op jouw toestemming.

Naam verwerking: deelnemersadministratie bij evenementen, webinars en overleggen

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, titel of functie, organisatie.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Voor de tijd nodig voor de praktische organisatie of zolang als noodzakelijk voor het subsidiedossier.
Gedeeld met: Europese controleorganen, betrokkenen zelf.
Aanvullende informatie: Verschillende provinciale diensten organiseren regelmatig evenementen zoals overleggen, webinars, studiedagen, infosessies en -beurzen. Om deze evenementen te kunnen organiseren hebben we jouw gegevens nodig. Als je deelneemt aan onze evenementen dan gaan we er van uit dat jouw naam, voornaam en organisatie (dus niet jouw contactgegevens) mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement. We doen dit bijvoorbeeld bij evenementen die specifiek gericht zijn op het netwerken en contacten leggen. Voor bepaalde Europese projecten worden we verplicht om aanwezigheidslijsten ter beschikking te stellen om subsidies te staven. Heb je hierover vragen dan neem je best contact op met de organisatoren van het evenement of het overleg.

Naam verwerking: nieuwsbrieven en andere online communicatie (zoals uitnodigingen voor evenementen en programma’s van domeinen en bezoekerscentra)

Welke gegevens? Identificatiegegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Tot uitschrijving door de betrokkene zelf of uitschrijving op vraag van de betrokkene door de provinciale dienst.
Gedeeld met: Niet gedeeld.
Aanvullende informatie: Iedereen kan zich inschrijven op de nieuwsbrieven of online communicatie van de provincie. Dit kan via https://www.west-vlaanderen.be/nieuwsbrieven. Uitschrijven kan via de link in de e-mail of nieuwsbrief zelf. Wij maken gebruik van Measuremail en het Spike-platform voor het automatisch verwerken van in- en uitschrijvingen. Dit platform is in handen van Tripolis, een bedrijf met maatschappelijke zetel in Utrecht. Alle gegevens worden bewaard op servers binnen de EU. In het kader van het gebruik van deze toepassing is een verwerkersovereenkomst ondertekend.

Naam verwerking: geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal voor promotionele doeleinden

Welke gegevens? Foto's, beeld en geluid.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving.
Gedeeld met: Lokale besturen en partners voor promotie.
Aanvullende informatie: Bij diverse gelegenheden maken wij foto's en films of geluidsopnames. Onze medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen en bedrijven. Deze opnames, foto's en films gebruiken wij voor promotionele doeleinden, dus om onze werking meer bekend te maken. Foto's en films worden via onze mediadatabank verwerkt. Onze medewerkers hebben toegang tot deze mediadatabank en kunnen het materiaal gebruiken in het kader van hun opdrachten. Dit betekent ook dat zij dit materiaal kunnen publiceren via onze website en via sociale media en drukwerk. Daarnaast kan foto- en beeldmateriaal worden verstrekt aan andere lokale besturen en partners, maar dat gebeurt onder strikte voorwaarden en enkel voor doeleinden van provinciale promotie, dus om onze werking meer bekend te maken. Je kan je steeds kosteloos hiertegen verzetten door bij de opname de organisator of de fotograaf aan te spreken. Achteraf, dus na de opname of naar aanleiding van een publicatie kan je steeds terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming. Voor de mediadatabank maken wij gebruik van het DAM-systeem van Bynder. Bynder is een internationaal bedrijf, waardoor gegevensexport naar derde landen mogelijk is. Daarom wordt gebruik gemaakt van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses). Meer informatie hierover: https://www.bynder.com/en/legal/data-processing-addendum.

Naam verwerking: gebruik van cookies op de provinciale website (op deze website)

Welke gegevens? Identificatiegegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Afhankelijk van het type cookie.
Gedeeld met: Google, Hotjar.
Aanvullende informatie: Bij je eerste bezoek aan onze website zal je jouw voorkeuren m.b.t. cookies kenbaar kunnen maken. Achteraf kan je ook die voorkeuren opnieuw aanpassen via deze link. Alle informatie over welke cookies we gebruiken lees je in de tekst over ons cookiebeleid op deze pagina. Voor de informatie over de cookies die gebruikt worden op andere websites van de provincie verwijzen we jou door naar de respectievelijke websites zelf.

Naam verwerking: gebruik van digitale handtekening via Esignflow

Welke gegevens? Naam en e-mailadres.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Niet bewaard.
Gedeeld met: Niet gedeeld.
Aanvullende informatie: Via de e-signflow toepassing kunnen externen documenten van het provinciebestuur digitaal ondertekenen. Via een opgegeven e-mailadres wordt een link met het te ondertekenen document bezorgd. De naam van de betrokkene en het e-maildres wordt niet bewaard.

Naam verwerking: opname van overleggen en evenementen voor verspreiding onder deelnemers

Welke gegevens? Identificatiegegevens, beeld en geluid.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving.
Gedeeld met: Deelnemers van de opgenomen overleggen en evenementen.
Aanvullende informatie: Het kan gebeuren dat bepaalde overleggen of evenementen worden opgenomen. Dit is vooral het geval bij online overleggen of evenementen. De bedoeling is om deelnemers de kans te bieden om na afloop de inhoud nog eens opnieuw te bekijken, vooral als ze zelf verontschuldigd waren op het moment zelf. Opnames worden steeds op voorhand aangekondigd en sprekers - personen die prominent in beeld komen - geven steeds toestemming voor de opnames. Voor online overlegmomenten maakt de provincie standaard gebruik van MS Teams van Microsoft. Hierbij beroepen we ons op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) voor de correcte verwerking van persoonsgegevens door Microsoft. Meer informatie is te vinden op deze pagina.

Naam verwerking: enquêtes, polls en andere bevragingen door provinciale diensten zelf of door derden in opdracht

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, titel of functie, organisatie, beroep, geslacht, opleidingsniveau, huisvesting, gezinssituatie.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Voor de duur van het onderzoek en de rapportage, of na contactname voor verder onderzoek.
Gedeeld met: Studiebureaus, onderwijsinstellingen, andere overheden, projectpartners.
Aanvullende informatie: Bij de uitwerking en uitvoering van ons beleid houden wij rekening met de mening van de West-Vlamingen en andere inwoners of bezoekers van onze provincie. Eén van de kanalen waarlangs we jullie mening te weten komen is via bevragingen (online, per post, telefonisch, via bijeenkomsten of aan huis en op straat). Sommige bevragingen doen we zelf, andere laten we uitvoeren door derden die ons dan de resultaten bezorgen. Met deze derden worden de nodige overeenkomsten afgesloten voor de bescherming van jouw persoonsgegevens. Sommige bevragingen gebeuren anoniem, andere met gepseudonimiseerde gegevens en nog andere op naam. Welke gegevens verwerkt worden hangt ook af van het doel van de bevraging. De persoonsgegevens worden voor geen andere doeleinden gebruikt. In sommige gevallen wordt het beleid gemaakt en uitgevoerd samen met andere partners die dan ook de resultaten van de bevragingen kunnen bekijken. Er zijn dus verschillende mogelijkheden naargelang de context van de bevragingen. Als je vragen hebt over een welbepaalde enquête, poll of bevraging dan neem je best contact op met de organisatoren via de gegevens die telkens vermeld zullen staan op de vragenlijst of je stelt je vragen aan de enquêteur zelf op het moment van de bevraging. Je kan natuurlijk ook de functionaris voor gegevensbescherming contacteren. Voor meer informatie over enquêtes en onderzoek kan je ook terecht bij het Steunpunt Data & Analyse van de provincie.

Verwerking die gebaseerd zijn op een overeenkomst tussen jou en de provincie.

Naam verwerking: klantenbeheer provinciale uitleendienst

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, organisatie, financiële gegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Verwijdering na 2 jaar inactiviteit voor de algemene gegevens, 14 dagen na retour artikelen voor concrete gegevens.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf.
Aanvullende informatie: Wie gebruik wil maken van de diensten van de provinciale uitleendienst moet voldoen aan de voorwaarden die bepaald zijn in het provinciaal reglement, zich akkoord verklaren met de gebruiksvoorwaarden en een bijdrage betalen. Dit heeft onder andere tot gevolg dat de uitleendienst geen persoonsgegevens verwerkt van uitleners in de hoedanigheid van privépersoon, maar altijd als vertegenwoordiger of werknemer van een organisatie. De uitleendienst maakt gebruik van diverse toepassingen. Hoe omgegaan wordt met jouw gegevens lees je op deze pagina.

Naam verwerking: klantenbeheer provinciale webshop

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Totdat de betrokkene zelf zijn of haar account verwijderd op het klantenportaal.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf.
Aanvullende informatie: De webshop maakt gebruik van jouw persoonsgegevens om jouw bestelling af te handelen en om te voldoen aan alle administratieve en boekhoudkundige verplichtingen. De webshop maakt gebruik van diverse toepassingen. Hoe omgegaan wordt met jouw gegevens lees je op deze pagina.

Naam verwerking: registratie bij gebruik van de leeszaal van het provinciaal archief

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, beroep, geboortejaar.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Tot 2 jaar na laatste bezoek.
Gedeeld met: Niet gedeeld.
Aanvullende informatie: Stukken uit het archief kunnen ingezien worden in de leeszaal. Het gebruik van de leeszaal is vastgelegd in een leeszaalreglement (pdf) In dit reglement wordt verwezen naar het invullen van een "Aanvraag tot openbaarheid van bestuur(pdf)". De gegevens worden enkel gebruikt om bij te houden wie de stukken geraadpleegd heeft. Daarnaast worden statistieken van bezoeken gemaakt, maar dit gebeurt op basis van gepseudonimiseerde gegevens. Meer informatie over deze verwerking kan bekomen worden bij de medewerkers van de leeszaal.

Naam verwerking: organisatie van groepsaankopen

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, geslacht.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: Tot aan de afhandeling van het dossier (overdracht aan de energieleverancier).
Gedeeld met: Organisator veiling en winnaar veiling, lokale besturen (loketten).
Aanvullende informatie: Provincie West-Vlaanderen is periodiek (mede)organisator bij zogenaamde groepsaankopen, bv. voor de aankoop van groene stroom. Wij doen hierbij beroep op gespecialiseerde partners om dit in goede banen te leiden. Daarvoor is het nodig dat jouw persoonsgegevens - als deelnemer aan de groepsaankoop - worden doorgegeven aan die partners. Dit gebeurt onder strikte voorwaarden die je terug kan vinden tijdens de campagnes op de website van de groepsaankoop. Naast persoonsgegevens worden ook gegevens over het bestaande contract, de bestaande leverancier en het verbruik verwerkt. Momenteel doen wij beroep op iChoosr uit Antwerpen om de veiling te organiseren. Met deze firma is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Hoe ze omgaan met jouw gegevens bij de groepsaankoop lees je op deze pagina. Daarnaast werken we met lokale partners in zogenaamde "loketten", bv. bij lokale besturen. Zij hebben ook toegang tot jouw gegevens als je hen om hulp vraagt bij het indienen van jouw dossier.

Naam verwerking: sollicitaties, werving en selectie

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, burgerlijke staat, geslacht, geboorteplaats en -datum, nationaliteit, opleidingsgegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om het wervings- en selectieproces tot een goed einde te brengen en om onze wettelijke verplichtingen na te komen.
Gedeeld met: Assessmentbureaus, externe leden in de jury.
Aanvullende informatie: Wij verwerken jouw persoonsgegevens in het kader van het wervings- en selectieproces. Dit betekent dat we een aantal gegevens opvragen in het kader van een mogelijke arbeidsovereenkomst (pre-contractuele fase). Met de verwerking van persoonsgegevens proberen we dus het wervings- en selectieproces tot een goed einde te brengen voor zowel de kandidaat als de provincie, nl. het aanduiden van een geschikte kandidaat voor de functie. De gegevens van kandidaten die niet weerhouden zijn worden tot 4 weken na afloop van de procedure bewaard tenzij er een wervingsreserve is aangelegd en de kandidaten zich akkoord hebben verklaard met opname in deze reserve: dan worden hun gegevens bewaard voor de periode van 1 jaar (maximaal te verlengen met 2 keer 1 jaar). Alle kandidaten worden geacht de privacyverklaring voor werving en selectie te hebben gelezen. Deze is beschikbaar bij ieder sollicitatieformulier. Voor de werving en selectie maken we gebruik van verschillende toepassingen van Dileoz. Met deze firma hebben we de nodige verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Naam verwerking: beheer van dossiers huurgarantieverzekering

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, gezinssamenstelling, inkomen.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard zolang als de huurgarantieverzekering afgenomen wordt en nodig is om onze wettelijke verplichtingen na te komen.
Gedeeld met: Woonloketten, verzekeraar.
Aanvullende informatie: Particuliere huurders en verhuurders kunnen via de woonloketten in West-Vlaanderen een huurgarantieverzekering aangaan. Provincie West-Vlaanderen heeft hiervoor met een verzekeraar een raamcontract afgesloten. De partijen moeten voldoen aan de bepalingen van het provinciaal reglement. Alle informatie is te vinden op deze pagina. De woonloketten treden op als verwerker en met hen is een verwerkersovereenkomst afgesloten. De verzekeraar is een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkingen die we moeten doen (omdat het een wettelijke verplichting is).

Naam verwerking: raadpleging van rijksregister en het gebruik van het rijksregisternummer

Welke gegevens? Rijksregisternummer en gegevens rijksregister.
Hoe verkregen? Raadpleging rijksregister.
Bewaartermijn: Afhankelijk van de specifieke verwerking.
Gedeeld met: Niet gedeeld.
Aanvullende informatie: Het KB van 27 februari 1985 en het KB van 8 januari 1988 maken het mogelijk dat de provincie het rijksregister kan raadplegen en het rijksregisternummer kan gebruiken voor haar taken (zie de beschrijvingen van de bewerkingen op deze pagina om te zien waar het rijksregister gebruikt wordt). Het gebruik van een authentieke bron zoals het rijksregister zorgt er voor dat we met de juiste persoonsgegevens werken en helpt fouten vermijden. Het zorgt er ook voor dat we niet telkens dezelfde informatie moeten opvragen bij de burger. Je kan nagaan wie jouw gegevens heeft opgevraagd via deze link.

Naam verwerking: opmaken van aktes, overeenkomsten, processen-verbaal en plannen

Welke gegevens? Identificatiegegevens, rijksregisternummer, contactgegevens, financiële gegevens, gezinssamenstelling.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf, authentieke bronnen zoals rijksregister, kruispuntbank ondernemingen en kadaster, andere overheden, notariskantoren.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf, andere overheden.
Aanvullende informatie: In het kader van aan- en verkopen, erfpacht, opstal, ruil, uittreding, huur, concessie, gebruiks- en andere overeenkomsten werken we met de gegevens van de betrokken partijen om officiële documenten op te maken zoals akten en overeenkomsten. Dit is ook nodig voor het opmaken van processen-verbaal bij afpalingen en het vastleggen van eigendomsgrenzen en bij het opmaken van plannen bij aan- en verkoop, onteigeningen en grensbetwistingen (Vlaams onteigeningsdecreet, Organieke wet Notariaat). Deze officiële documenten laten we goedkeuren door onze deputatie via ons notuleringspakket van CEVI, met wie we een verwerkingsovereenkomst hebben. Dit notuleringspakket staat op onze lokale servers.

Naam verwerking: behandelen van dossiers omgevingsvergunningen

Welke gegevens? Identificatiegegevens, rijksregisternummer, contactgegevens, eigendomsgegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf, authentieke bronnen zoals rijksregister en kadaster, andere overheden.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf, andere overheden.
Aanvullende informatie: Wij staan in voor de afhandeling van bepaalde vergunningsdossiers van opmaak tot afsluiting (Omgevingsdecreet en bijhorende uitvoeringsbesluiten). Daarnaast houden wij het dossierverloop bij in het kader van openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. We gebruiken verschillende toepassingen van CEVI voor de afhandeling van deze dossiers, met wie we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Deze toepassingen draaien op onze lokale servers. Daarnaast werken we met het omgevingsloket van de Vlaamse overheid. Hoe het Departement Omgeving van de Vlaamse overheid omgaat met jouw gegevens lees je op deze pagina.

Naam verwerking: opmaak en uitvoering van provinciale ruimtelijke uitvoeringsplannen

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, eigendomsgegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf, authentieke bronnen zoals kadaster, andere overheden.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf, andere overheden.
Aanvullende informatie: Tijdens de studiefase worden gegevens verzameld. Voor de opmaak van het dossier en het openbaar onderzoek hebben we ook gegevens nodig (Vlaamse codex Ruimtelijke Ordening). Tijdens de verwerking van adviezen en bezwaren komen eveneens persoonsgegevens aan bod, net als bij de behandeling van dossiers voor de Raad van State. We gebruiken verschillende toepassingen van CEVI voor de afhandeling van deze dossiers, met wie we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Deze toepassingen draaien op onze lokale servers. Daarnaast werken we met het DSI-platform van de Vlaamse overheid. Hoe het Departement Omgeving van de Vlaamse overheid omgaat met jouw gegevens lees je op deze pagina.

Naam verwerking: administratie vrijwilligerswerking

Welke gegevens? Identificatiegegevens, rijksregisternummer, contactgegevens, financiële gegevens.
Hoe verkregen? Betrokkene zelf.
Bewaartermijn: Voor de duur van de samenwerking en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf, verzekeraars, andere overheden.
Aanvullende informatie: Meerdere diensten van de provincie maken dankbaar gebruik van de inzet van vrijwilligers. Om te voldoen aan alle wettelijke verplichtingen (sociale verplichtingen, verzekeringen, ...) en omwille van de praktische organisatie (afspraken, tijdsregelingen, registraties van uren, ...) maken we gebruik van jouw persoonsgegevens als vrijwilliger. Jouw gegevens worden bewaard op onze lokale servers en/of onze provinciale cloud bij Microsoft (waarbij we ons beroepen op de standaard modelcontractbepalingen). Heb je als vrijwilliger vragen over hoe we omgaan met jouw gegevens, dan krijg je snelst een antwoord bij het diensthoofd dat jouw vrijwilligerswerk superviseert.

Naam verwerking: administratieve afhandeling van overheidsopdrachten, opmaak bestekken, beoordeling offertes, gunning en opvolging

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens.
Hoe verkregen? Betrokkene zelf, authentieke bronnen zoals kruispuntbank ondernemingen, nationale bank, BTW en belastingen, andere overheden.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf, andere overheden.
Aanvullende informatie: In het kader van overheidsopdrachten worden persoonsgegevens van kandidaten verwerkt. Provincie West-Vlaanderen maakt hierbij gebruik van verschillende toepassingen: E-notification en E-tendering en Digiflow (Telemarc) van de Federale Overheid, alsook toepassingen die op de eigen servers draaien zoals ons notuleringspakket voor beslissing van de Deputatie en 3P (dat op onze lokale servers draait). Hoe de Federale Overheid hierbij omgaat met jouw gegevens lees je op deze pagina.

Naam verwerking: algemeen beheer van de boekhouding en leveranciersrelaties, bestellingen en facturatie

Welke gegevens? Identificatiegegevens, rijksregisternummer, contactgegevens, financiële gegevens.
Hoe verkregen? Betrokkene zelf, authentieke bronnen zoals kruispuntbank ondernemingen, andere overheden.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf, andere overheden.
Aanvullende informatie: In functie van wettelijke verplichtingen m.b.t boekhouding, bestellingen en facturatie verwerken wij persoonsgegevens van leveranciers en derden (voorleggen betaalmandaten, beheer bankkaarten en terminals, onderhouden derdendatabank, verwerken betalingsherinneringen, bestellingen opmaken en indienen, verkoopfacturen, ...). Voor onze boekhouding werken wij met een toepassing van CIPAL. Met deze firma is een verwerkersovereenkomst opgemaakt.

Naam verwerking: registratie van personen in het kader van vragen openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie

Welke gegevens? Identificatiegegevens en contactgegevens.
Hoe verkregen? Betrokkene zelf.
Bewaartermijn: Volgens de bepalingen van de archiefwetgeving en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
Gedeeld met: Betrokkenen zelf.
Aanvullende informatie: Bij vragen in het kader van openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie wordt een register aangelegd van de vraagststellers met daarin naam en voornaam en adres.

Verwerking die we doen als overheid (omdat het onze taak is of omwille van het algemeen belang).

Naam verwerking: bovenlokale taakbehartiging en het samenwerken met of ondersteunen van lokale besturen

Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf, authentieke bronnen zoals rijksregister en kadaster.
Bewaartermijn: Op projectbasis, tijd noodzakelijk in functie van de ondersteuning of samenwerking.
Gedeeld met: Lokale besturen.
Aanvullende informatie: Het provinciedecreet ziet de bovenlokale taakbehartiging en het ondersteunen van lokale besturen als één van onze kerntaken. Vaak gaat deze samenwerking gepaard met een verwerking van persoonsgegevens, bv. om inwoners in een bepaald gebied te contacteren of om eigenaars van bepaalde percelen aan te schrijven. Daarnaast worden lokale besturen ook ondersteund via statistische analyses. Hierbij worden jouw gegevens echter gepseudonimiseerd vooraleer ze gedeeld worden, of we werken reeds bij de aanvang met gegevens die door een derde partij gepseudonimiseerd werden, of met anonieme gegevens. Voor meer informatie over enquêtes en onderzoek kan je terecht bij het Steunpunt Data & Analyse van de provincie.

Verwerkingen gebaseerd op gerechtvaardigd belang.

Naam verwerking: camerabewaking in provinciale domeinen en gebouwen

Welke gegevens? Stilstaande en bewegende beelden, geluidsopnames.
Hoe verkregen? Betrokkenen zelf.
Bewaartermijn: 30 dagen.
Gedeeld met: Enkel in die gevallen voorzien bij de Camerawet.
Aanvullende informatie: In de domeinen en gebouwen van de provincie worden bewakingscamera's gebruikt voor de bescherming van goederen, de gezondheid en het leven van de personeelsleden en bezoekers. Met het plaatsen van bewakingscamera’s proberen we om diefstal, inbraak en vandalisme te bestrijden. De beelden worden op lokale servers bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen, worden niet gedeeld tenzij in die gevallen voorzien door de wet en zijn slechts toegankelijk voor een beperkt aantal medewerkers. In sommige gevallen worden de beelden getoond via een scherm, bv. in publieke ruimtes of shops van bezoekerscentra. Deze schermen hebben een preventieve werking.