Werking archief
Geschiedenis archiefdienst
In 1994 besloot het provinciebestuur om een archiefdienst uit te bouwen voor het beheren en ter beschikking stellen van het eigen archief en enkele privaatrechtelijke archieven. Deze dienst moest instaan voor de archiefvorming en -selectie, de overdrachten naar een archiefbewaarplaats, het inventariseren, de materiële bewaring en het toegankelijk maken van de dossiers. Ook het verstrekken van inlichtingen over de provinciale documenten en het meewerken aan historisch onderzoek, tentoonstellingen en educatieve projecten behoorden tot het takenpakket.
In 1998 stippelde de provincie een beleid uit om het archiefbeheer bij de lokale besturen van West-Vlaanderen te optimaliseren door middel van subsidies, het organiseren van een archiefopleiding en het aanwerven van een archiefconsulente.
Eind 2009 kreeg het Provinciaal Archief West-Vlaanderen van de Vlaamse overheid het kwaliteitslabel ‘erkende culturele archiefinstelling’; een erkenning van de kwaliteitsvolle werking.
In 2012 werd de online databank ‘Probat’ gelanceerd, die wordt gebruikt door zowel het provinciaal archief als de lokale archieven.
Hoe gaan we te werk?
Om een efficiënt archiefbeheer te verzekeren, werd een methodiek voor de archiefoverdrachten van de provinciale diensten uitgewerkt. De ‘Selectielijst Provinciaal Archief West-Vlaanderen’ met afspraken rond bewaring en vernietiging van dossiers, neemt hier een centrale rol in voor het papieren archief.
Voor het digitale archief, maken we gebruik van ‘informatiebeheersplannen’. Niet enkel de afspraken rond bewaring en vernietiging van dossiers zijn hierin opgenomen, ook de afspraken rond openbaarheid en privacygevoelige informatie werden toegevoegd.
Het historisch archief wordt integraal bewaard en ontsloten via Probat. Zowel de Hollandse periode (1815-1830) als de periode van 1875-1940 zijn hierin opgenomen. Historisch archief van de Franse periode (1794-1815) en de periode van 1830-1875 werd opgenomen in het Rijksarchief.
Privépersonen of privaatrechtelijke archieven vragen af en toe, bij bijvoorbeeld plaatsgebrek, om archiefbestanden in het provinciaal archiefgebouw op te nemen. Bij enige band met de aanwezige archiefreeksen, wordt hier op ingegaan. Een contract van permanente bruiklening of schenking wordt afgesloten tussen de bewaargever(s) en de deputatie of de provincieraad.
Archieven die op deze manier opgenomen werden, kun je hier vinden.
Soms komen er ook kleinere schenkingen en aankopen voor, die ondergebracht worden in een van de verzamelingen of documentaire bestanden van de archiefdienst: de afficheverzameling, cd-verzameling, de filmverzameling, het gedrukt archief, de handbibliotheek, de kaart- en planverzameling en de penningverzameling.
Om de archief- en documentaire bestanden goed te bewaren, gaat heel wat aandacht uit naar de materiële zorg. De depotinfrastructuur laat toe om het papieren archief in de beste omstandigheden te behouden. Voor de archiefverpakking wordt er enkel gekwalificeerd zuurvrij opbergingsmateriaal gebruikt. Sinds 2008 is er een calamiteitenplan dat jaarlijks bijgewerkt en geactualiseerd wordt, waarin de ideale bewaartoestanden opgenomen zijn.
Voor het digitale archief wordt gebruik gemaakt van het E-depot, dat aangeboden wordt door Digitaal Archief Vlaanderen. Zij garanderen de duurzame bewaring van de dossiers door middel van het genereren van een preservatie- en raadpleegkopie. De opslag van de informatie gebeurt op geografisch gescheiden locaties, met een continue back-up.
Beeldmateriaal wordt bewaard in de provinciale beeldbank (in geval van foto’s) en in meemoo (in geval van video’s).
Interne archiefwerking
De personeelsleden van de archiefdienst gaan als volgt te werk bij het verwerken van een archief:
- Contact met en advisering van de provinciale dienst of derden die archief wensen over te dragen
- Ophalen van het archief
- Selecteren aan de hand van de Selectielijst (papieren archief) of informatiebeheersplan (digitaal archief)
- Schonen van de documenten: schadelijk materiaal zoals nietjes verwijderen, duplicaten er uithalen
- Inventariseren en raadpleegbaar maken van de dossiers: omschrijving en andere metadata toevoegen in de databank Probat voor papieren archief, of in het Serieregister en E-depot voor digitaal archief
- Duurzaam verpakken en bewaren van de documenten in het depot van het archiefgebouw, of het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen.
Naast het goed bewaren en het ontsluiten, is de archiefdienst ook bezig met het ter beschikking stellen van de documenten aan een zo breed mogelijk publiek. In de leeszaal Fernand Peuteman kan men tijdens de kantooruren aangevraagde archiefstukken raadplegen.
Opzoekingen (i.k.v. milieuvergunningen) worden zo snel mogelijk behandeld, waarbij een digitale kopie bezorgd wordt, of een afspraak ingepland wordt om de archiefstukken ter plaatse in te kijken.
De archiefdienst trekt ook bewust publiek aan en voert promotie voor het bewaarde archivalisch erfgoed. Dit gebeurt door tentoonstellingen of publieksevenementen op te zetten, door geleide bezoeken in het archiefgebouw te organiseren, of aan activiteiten zoals Erfgoeddag of projecten van derden, mee te werken.
Archiefbeheer bij de lokale besturen
De archiefdienst draagt zijn steentje bij voor de ondersteuning van lokale besturen. Zo zijn er verschillende initiatieven om de archiefwerking van besturen te stimuleren:
- Deelse subsidiëring van een digitaal informatiebeheerder
- Cursus archiefbeheer, georganiseerd in samenwerking met Vonk apb
- Intervisies i.k.v. actuele thema’s rond documenten- en archiefbeheer
- Aanwerving van een archiefconsulente, die lokale archieven adviseert en begeleidt
- Gratis aanbieden van de databank Probat (Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen)
Tot slot zijn een aantal personeelsleden lid van selectiecommissies en werkgroepen, om bij te dragen tot de actuele goede werking van het archiefbeheer.
Benieuwd naar meer?
Lees hier ons recentste jaarverslag, of hier onze missie en visie.