FAQ - Veelgestelde vragen

ALGEMEEN

Hoe kan ik als West-Vlaamse non-profit vereniging materiaal reserveren?

  • Maak een gratis account aan 
  • De hoofdverantwoordelijke van de vereniging registreert.
  • Binnen de 2 werkdagen ontvang je een e-mail van de uitleendienst met de goed- afkeuring van je account.
  • Je kan inloggen en materiaal reserveren als je account goedgekeurd is door de uitleendienst en je e-mailadres is bevestigd.


Ik heb mij geregistreerd, kan ik direct inloggen?

  • Nee, Je ontvangt direct na registratie een e-mail, bevestig in deze e-mail je mailadres.
  • Binnen de 2 werkdagen ontvang je een e-mail van de uitleendienst met de goed- of afkeuring.
  • Inloggen is pas mogelijk als je mailadres is bevestigd en je account is goedgekeurd.


Ik ben lid van een vereniging, hoe kan ik materiaal reserveren?

  • De hoofdverantwoordelijke kan via zijn online account andere leden van de vereniging uitnodigen om als contactpersoon materiaal te reserveren, ontlenen.
  • De contactpersoon ontvangt de uitnodiging van de hoofdverantwoordelijk via e-mail en bevestigt zijn e-mailadres.
  • De hoofdverantwoordelijke heeft bij de uitnodiging een (tijdelijk) wachtwoord aangemaakt.
  • Contacteer de hoofdverantwoordelijke voor dit wachtwoord.
  • Inloggen doe je met je e-mailadres en dit (tijdelijk) wachtwoord.
  • Eenmaal ingelogd, kan je dit wachtwoord wijzigen (niet verplicht).
  • Indien de hoofdverantwoordelijke het (tijdelijk) wachtwoord niet meer weet, gebruik wachtwoord vergeten op voorwaarde dat je e-mailadres is bevestigd.


Ik ben lid van meerdere verenigingen?

  • Indien je lid bent van verschillende West-Vlaamse verenigingen kan je hetzelfde e-mailadres gebruiken.
  • Het systeem vraagt, eenmaal ingelogd, voor welke vereniging je wenst verder te gaan.
  • De accounts worden gescheiden weergegeven.


Kan ik mijn gegevens wijzigingen?

  • De hoofdverantwoordelijke kan zijn gegevens en de gegevens van de vereniging zelf online wijzigen.
  • Een contactpersoon kan zijn persoonlijke gegevens zelf online wijzigen.


Ik stop als lid in de vereniging, wat nu?

  • De hoofdverantwoordelijke van de vereniging kan in zijn online-account jou als contactpersoon verwijderen.
  • Je ontvangt een e-mail met de melding dat je account verwijderd is. Nu kan je niet meer inloggen.


De hoofdverantwoordelijke stopt, wat nu?

  • De hoofdverantwoordelijke kan in zijn online account zijn rol als hoofdverantwoordelijke doorgeven aan een contactpersoon.
  • Die contactpersoon wordt hoofdverantwoordelijke.
  • De nieuwe hoofdverantwoordelijke kan de vorige hoofdverantwoordelijke, nu contactpersoon, indien nodig verwijderen.
     

Mijn account staat geblokkeerd…

  • Na 3 mislukte inlogpogingen staat je e-mailadres geblokkeerd.
  • Contacteer de uitleendienst via telefoon 050 40 76 76 of mail naar [email protected] met de vraag om je e-mailadres te ontgrendelen.
     

Waarom dien ik mijn identiteitskaart te laten uitlezen als ik materiaal ophaal?

  • De uitleendienst wil exact weten wie het materiaal heeft opgehaald, dit om discussie bij mogelijke schade of diefstal te vermijden.
  • Bij het inlezen van de id kaart worden enkel de hoogstnoodzakelijke gegevens tijdelijk, versleuteld en GDPR conform bewaard.
  • 14 dagen na afhandeling van het dossier worden de versleutelde gegevens automatisch gewist. 
  • Indien de klant weigert om de identiteitsgegevens te laten uitlezen zal de postverantwoordelijke de uitlening weigeren, het huurgeld blijft verschuldigd.

RESERVATIES

Kan ik mijn reservatie annuleren?

  • Via ‘Mijn account – Reserveringen’, aanvraag #nummer, kan je je reservatie deels of volledig annuleren.
  • Tot 14 dagen na reservatiedatum kan je kosteloos je reservatie deels of volledig annuleren.
  • Vanaf 14 dagen na reservatiedatum is de reservatie definitief. Kosteloos annuleren is nu niet meer mogelijk.


Kan ik mijn ophaal- retourdatum wijzigen?

  • Ja, op voorwaarde dat de artikelen vrij zijn.
  • De huurprijs is steeds voor een periode van 7 kalenderdagen.
  • Indien deze periode overschreden wordt, komt er automatisch een 7-daagse huurperiode, een extra huurprijs, bij.


Kan ik artikelen verwijderen aan een bestaande reservatie?

  • Je kan in je online-account ‘mijn account – reservaties’ artikelen verwijderen van je reservatie.
  • Tot 14 dagen na reservatiedatum kun je kosteloos je reservatie deels of volledig annuleren.
  • Vanaf 14 dagen na reservatiedatum is de reservatie volledig te betalen.


Kan ik artikelen toevoegen aan een bestaande reservatie?

  • Artikelen toevoegen aan een bestaande reservatie is niet mogelijk.
  • Je maakt een nieuwe reservatie met dezelfde datum en voegt de nieuwe artikelen toe.
  • Je hebt nu 2 (of meerdere) reservaties staan voor dezelfde periode.


Kan ik hetzelfde materiaal als ons vorig event reserveren?

  • Via ‘Mijn account - Reserveringen’ zie je alle komende en afgehandelde reservaties.
  • Selecteer de juiste reservatie aan de hand van de afhaal- en retourdatum.
  • Bij ‘Aanvraag’ zie je een aanvraagnummer staan, klik op dit #nummer.
  • Wil je deze artikelen nog eens bestellen, klik dan op ‘Opnieuw bestellen’.
  • De artikelen worden getoond volgens beschikbaarheid.

WERKWIJZE

  • De huurprijs staat steeds voor 1 huurperiode van 7 kalenderdagen maar kan in meervoud ontleend worden.
  • Je komt het materiaal zelf ophalen op de afgesproken ophaaldatum.
  • Je brengt het materiaal zelf terug op de afgesproken retourdatum.
  • De Provincie West-Vlaanderen levert geen materiaal op locatie. 
  • De klant laadt het materiaal zelf in en uit. Voorzie daarvoor voldoende personen.
  • De afhaler dient bij afhaling zijn/haar identiteitskaart te laten inlezen.
  • Het materiaal wordt proper meegegeven, breng het dan ook proper terug.
  • Vuil materiaal bij retour wordt gefactureerd.
  • Draag zorg voor het uitgeleende materiaal alsof het van uzelf zou zijn.
  • Materiaal die zomaar verdwijnt, is nooit verzekerd!
  • Diefstal van het uitgeleende materiaal, zie verzekeringspolis.
  • Betaling van het huurgeld gebeurt met bancontact bij ophaling van het materiaal.

TRANSPORT

  • Gelieve het materiaal bij voorkeur te vervoeren in een gesloten wagen.
  • Op de website staan de afmetingen en gewicht van het materiaal vermeld. Voorzie daarvoor een geschikt vervoermiddel.
  • Indien je toch met een open (aanhang)wagen materiaal ophaalt, zorg dan voor voldoende bescherming! 
  • Alle materiaal dient droog terug binnen te komen!
  • Het is verboden vitrinekasten, vitrinetafels en gevoelig technisch materiaal (tv, beamer, …) te vervoeren in een aanhangwagen.