Dit jaar worden 
de aanvragen "op papier" ingediend via dit formulier.
Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u een aantal veelgestelde vragen over 
het reglement werkingstoelagen aan bovenlokale sportieve instanties.
______________________________________________________________________
Wat is het doel van het reglement?
Met dit reglement wil de provincie West-Vlaanderen de kwalitatieve aspecten van de bovenlokale werking in de sportsector ondersteunen en verder stimuleren.
Wie kan aanvragen indienen?
West-Vlaamse sportfederaties of sportfederaties die sportieve initiatieven in West-Vlaanderen ontwikkelen, West-Vlaamse sportpartners, West-Vlaamse burensportdiensten en andere sportieve instanties zonder commerciële doelstellingen
Wat is een West-Vlaamse sportfederatie?
Dit is een provinciale structuur die uitsluitend sportverenigingen overkoepelt met zetel in West-Vlaanderen en erkend is door de provincie.
Wat is een West-Vlaamse sportpartner?
Dit zijn andere privaatrechtelijke sportorganisaties die in de provincie West-Vlaanderen een actieve werking kunnen aantonen op provinciaal vlak. Concreet gaat het over ISB, SVS en de West-Vlaamse hogescholen.
Wat is een burensportdienst?
Dit is een overkoepelende vereniging van minimum 4 West-Vlaamse gemeenten die als interlokale vereniging samenwerken met betrekking tot de materie sport.
Wat komt in aanmerking voor subsidiëring?
Afhankelijk van het soort aanvrager komen er andere initiatieven in aanmerking voor subsidiëring. Aan elk van de in aanmerking komende initiatieven is een minimum-kwaliteitsvoorwaarde gekoppeld.
Wat komt in aanmerking voor subsidiëring bij West-Vlaamse sportfederaties?
Enkel kwalitatieve bovenlokale initiatieven m.b.t.:
- Sportkalender van de jaarlijks terugkerende eigen organisaties van de sportfederatie voor zover het om een gestructureerd aanbod gaat
- Talentontwikkeling voor zover de coherente aanpak blijkt uit een specifieke (summiere) beleidsnota
- Informatieverspreiding voor zover het over éénmalige of periodieke publicaties gaat
- Vorming voor zover ze geleid worden door gekwalificeerde begeleiders
- Sportmedische begeleiding voor zover ze uitgevoerd worden door medisch geschoolden of door centra die door medsich geschoolden geleid worden
- Kwaliteitszorg voor zover een meetbare verbetering van de kwaliteit wordt nagestreefd
- Initiatieven die inspelen op de andere prioriteiten die de Deputatie bepaalt, na advies van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen.
Wat is een sportkalender?
Een sportkalenders omvat alle “sportieve doe-activiteiten”, zoals competitieve en recreatieve jaarkalenders, bekertornooien, evenementen en sportpromotionele acties.
Wat komt in aanmerking voor subsidiëring bij West-Vlaamse sportpartners?
Enkel kwalitatieve bovenlokale initiatieven m.b.t.:
- Sportkalender van de jaarlijks terugkerende eigen organisaties van de sportfederatie voor zover het om een gestructureerd aanbod gaat
- Informatieverspreiding voor zover het over éénmalige of periodieke publicaties gaat
- Vorming voor zover ze geleid worden door gekwalificeerde begeleiders
- Informatisering voor zover het bijdraagt tot een grotere klantvriendelijkheid
- Kwaliteitszorg voor zover een meetbare verbetering van de kwaliteit wordt nagestreefd
- Productontwikkeling voor zover het gaat om aanvullende en vernieuwende initiatieven
- Initiatieven die inspelen op de andere prioriteiten die de Deputatie bepaalt, na advies van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen.
Wat komt in aanmerking voor subsidiëring bij West-Vlaamse burensportdiensten?
Enkel kwalitatieve bovenlokale initiatieven m.b.t.:
- Sportkalender van de jaarlijks terugkerende eigen organisaties van de sportfederatie voor zover het om een gestructureerd aanbod gaat
- Informatieverspreiding voor zover het over éénmalige of periodieke publicaties gaat
- Vorming voor zover ze geleid worden door gekwalificeerde begeleiders
- Informatisering voor zover het bijdraagt tot een grotere klantvriendelijkheid
- Kwaliteitszorg voor zover een meetbare verbetering van de kwaliteit wordt nagestreefd
- Productontwikkeling voor zover het gaat om aanvullende en vernieuwende initiatieven
- Sportieve gezondheidsprojecten voor zover ze wetenschappelijk onderbouwd zijn
- Initiatieven die inspelen op de andere prioriteiten die de Deputatie bepaalt, na advies van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen.
Wat komt in aanmerking voor subsidiëring bij andere sportieve instanties zonder commerciële doelstellingen ?
Enkel bovenlokale initiatieven georganiseerd m.b.t.:
- Informatieverspreiding voor zover het over éénmalige of periodieke publicaties gaat
- Vorming voor zover ze geleid worden door gekwalificeerde begeleiders
- Sportieve gezondheidsprojecten voor zover ze wetenschappelijk onderbouwd zijn
- Productontwikkeling voor zover het gaat om aanvullende en vernieuwende initiatieven
- Initiatieven die inspelen op de andere prioriteiten die de Deputatie bepaalt, na advies van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen.
Komen alle initiatieven in aanmerking voor subsidiëring?
Neen, de subsidieerbare sportieve initiatieven worden, na advies van de provinciale sportraad, door de Deputatie verder geconcretiseerd in een limitatieve lijst en via de website ter kennis gebracht aan de subsidieerbare instanties.
Waaraan moeten de sportieve initiatieven minstens voldoen?
De sportieve initiatieven moeten voldoen aan volgende criteria :
- Plaatsvinden in West-Vlaanderen of een provinciale relevantie aantonen.
- Onder de lijst van de provinciaal erkende sporttakken vallen.
- Minstens bovenlokale uitstraling hebben.
- Bijdragen tot de herkenbaarheid van de provincie West-Vlaanderen volgens de modaliteiten bepaald in het provinciaal reglement betreffende een provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie.
- Geen commerciële doelstellingen nastreven.
- Gerealiseerd zijn tijdens het voorbije jaar.
Gelden er ook uitsluitingscriteria?
Ja, initiatieven die door de Provincie West-Vlaanderen worden gesubsidieerd op basis van andere provinciale reglementen of waarvoor specifieke kredieten zijn ingeschreven op de begroting van de Provincie West-Vlaanderen en initiatieven met betrekking tot sport voor personen met een handicap komen niet in aanmerking voor subsidiëring onder dit reglement.
Wie beoordeelt de aanvragen?
De beschikbare kredieten worden verdeeld op voorstel van een beoordelingscommissie die, op voordracht van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen, wordt aangesteld door de Deputatie.
Hoe wordt er beoordeeld?
Vertrekkend van een basisbedrag per sportief initiatief worden de ingediende aanvragen beoordeeld op basis van kwalitatieve criteria, rekening houdend met de doelstellingen van het decreet van 9 maart 2007 houdende de subsidiëring van gemeente- en provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor het voeren van een sport voor allen-beleid en het provinciaal sportbeleidsplan.
De commissie bepaalt een basisbedrag per sportief initiatief, concretiseert de objectieve kwaliteitscriteria en legt een kwaliteitscoëfficiënt vast.
Welke objectiveerbare kwaliteitscriteria worden er gehanteerd?
- De professionaliteit waarmee de sportieve initiatieven georganiseerd worden
- De inhoudelijke kwalitatieve waarde
- Het opleidingsniveau van het begeleidend kader
De beoordeling resulteert in een kwaliteitscoëfficiënt die vermenigvuldigd wordt met het basisbedrag.
Hoe verloopt de beoordeling concreet?
Vooraleer een initiatief in aanmerking genomen wordt, moet het voldoen aan een aantal uitsluitingscriteria. Initiatieven die door de Provincie West-Vlaanderen worden gesubsidieerd op basis van andere provinciale reglementen of waarvoor specifieke kredieten zijn ingeschreven op de begroting van de Provincie West-Vlaanderen en initiatieven met betrekking tot sport voor personen met een handicap, omwille van het specifiek beleid ter zake worden immers uitgesloten.
Vervolgens wordt nagegaan of het initiatief voldoet aan de minimumvoorwaarden:
- Plaatsvinden in West-Vlaanderen of een provinciale relevantie aantonen.
- Het sportieve initiatief moet onder de lijst van de provinciaal erkende sporttakken vallen. Het vastleggen van de sporttakken die onder dit reglement vallen, gebeurt door de Deputatie na advies van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen.
- Minstens bovenlokale uitstraling hebben.
- Bijdragen tot de herkenbaarheid van de provincie West-Vlaanderen volgens de modaliteiten bepaald in het provinciaal reglement betreffende een provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie.
- Geen commerciële doelstellingen nastreven.
- Plaatsgevonden hebben in het voorbije jaar.
Elk van de subsidieerbare items wordt dan nog verder gespecifieerd in een limitatieve lijst, die door de deputatie bepaald wordt. Dit betekent dat een sportfederatie niet voor om het even welk initiatief dat ressorteert onder een bepaald item kan gesubsidieerd worden. De provincie voert een verdere beperking door van de initiatieven die door haar als kenmerkend voor een kwalitatieve werking zijn. De inhoudelijke waarde van elk van de ingediende projecten wordt daarenboven nog eens geëvalueerd op basis van objectiveerbare kwaliteitscriteria.
Deze evaluatie, door een beoordelingscommissie, geeft aanleiding tot het toekennen van een “kwaliteitscoëfficiënt”. De vermenigvuldiging van het basisbedrag met de kwaliteitscoëfficiënt geeft uiteindelijk het subsidiebedrag weer.
Waar is de limitatieve lijst te vinden?
De limitatieve lijst is hier te vinden.
Waar is de sporttakkenlijst te vinden?
De sporttakkenlijst is hier te vinden.
Hoe moet een aanvraag ingediend worden?
De aanvraag voor een subsidie dient dit jaar "op papier" ingediend te worden en dient, behoudens voor nieuwe instanties, vergezeld te zijn van de laatst goedgekeurde jaarrekening (balans, resultaatrekening en eventuele toelichting).
Instanties die een loutere kasboekhouding voeren of een boekhouding voeren op basis van vorderingen en schulden, moeten gebruik maken van respectievelijk financieel formulier type 1 of financieel formulier type 2 dat door de provinciale sportdienst ter beschikking wordt gesteld.
Meer uitleg in de toelichting.
De aanvraag voor een subsidie dient, behoudens voor nieuwe instanties of bij een eerste aanvraag, ook vergezeld te zijn van het verslagformulier provinciale herkenbaarheid
Het is namelijk zo dat de aanvraag gebeurt op basis van een verslaggeving van de werking van het voorbije jaar.
Wanneer moet de aanvraag ingediend worden?
De aanvraag voor een subsidie voor werkingsjaar 2010 dient ingediend te worden voor 1 april 2011.
Hoe gebeurt de uitbetaling van de subsidie?
De uitbetaling van subsidies gebeurt op een rekening op naam van de betrokken instantie na beoordeling van het aanvraagdossier.
Welke return moet de subsidietrekker leveren in ruil voor de subsidie?
De specifieke vereisten met betrekking tot de return worden bepaald door de Deputatie conform het provinciaal reglement betreffende de provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie d.d. 12 mei 2005 en latere wijzigingen.
In concreto komt dit neer op het vermelden van het provinciale logo conform de huisstijlhandleiding op alle algemene communicatie.
Indien er een protocollaire huldiging, inwijdingsceremonie of openingsevenement plaatsvindt, moet de begunstigde de provinciale herkenbaarheid garanderen door het provinciaal logo, conform de huisstijlhandleiding, te vermelden op alle drukwerk, gebruik te maken van het provinciaal promotiemateriaal en uitnodigingen voor de bevoegde gedeputeerde(n), de bevoegde dienst(en) en de provincieraadsleden van het district van de begunstigde toe te sturen aan de provinciale sportdienst, Doornstraat 114 te 8200 Sint-Andries.
Moet het provinciale logo altijd vermeld worden op de algemene communicatie?
Aangezien de kans zeer groot is dat minstens één van de ingediende initiatieven voor subsidiëring weerhouden wordt, is het aangewezen om het provinciale logo op alle algemene communicatie op te nemen. Anders kan bij de aanvraag het bewijs niet geleverd worden dat voldaan is aan de betalingen van het provinciaal reglement betreffende de provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie
Wordt er gecontroleerd op de aanwezige financiële reserves?
Ja, het provinciaal reglement van 25 mei 2000, inzake de controle op de toekenning en de aanwending van subsidies en op het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers is van toepassing voor subsidiebedragen hoger dan € 1240. Voor subsidiebedragen lager of gelijk aan € 1240 moet enkel het gebruik van de subsidie verantwoord worden door het voorleggen van een afrekeningsdossier.
Wanneer treedt het reglement in werking?
De bepalingen van dit reglement worden van kracht vanaf 1 januari 2009.