Ondersteuning evenementen
Veelgestelde vragen
______________________________________________________________________
Wie kan aanvragen indienen?
Sportfederaties, burensportdiensten en provinciale sportpartners kunnen enkel aanvragen indienen voor niet jaarlijks terugkerende evenementen (vb. het Vlaams kampioenschap dat om de 5 jaar, bij toerbeurt, aan West-Vlaanderen wordt toegekend, een Belgisch kampioenschap, enz.)
“Andere organisatoren” kunnen wel hun jaarlijks terugkerende evenementen aanvragen omdat dit meestal de enige activiteit is die door die organisator georganiseerd wordt (vb. een jaarlijks terugkerende koers, marathon, een tornooi, enz.)
Wat kan ondersteund worden via “levering van diensten”?
Enkel evenementen, d.w.z. sportieve doe-activiteiten met minstens provinciale uitstraling die plaatsvinden op 1 dag of op meerdere aaneensluitende dagen.
Waaraan moeten de evenementen minstens voldoen?
1° Plaatsvinden in West-Vlaanderen.
2° Het sportieve initiatief moet onder de lijst van de provinciaal erkende sporttakken vallen. Het vastleggen van de sporttakken die onder dit reglement vallen, gebeurt door de Deputatie na advies van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen.
3° Minstens provinciale uitstraling hebben en voor zover het organisaties van provinciale federaties betreft een uitzonderlijk karakter hebben.
4° Bijdragen tot de herkenbaarheid van de provincie West-Vlaanderen volgens de modaliteiten bepaald in het provinciaal reglement betreffende een provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie.
5° Geen commerciële doelstellingen nastreven.
6° Behoren tot de belangrijkste evenementen binnen hun sector.
7° Voldoende publicitaire return bieden.
Wat komt niet in aanmerking?
1° Evenementen die door de Provincie West-Vlaanderen worden gesubsidieerd op basis van andere provinciale reglementen of waarvoor specifieke kredieten zijn ingeschreven op de begroting van de Provincie West-Vlaanderen.
2° Evenementen die jaarlijks georganiseerd door West-Vlaamse sportfederaties, sportpartners en burensportdiensten.
Hoe moet de ondersteuning aangevraagd worden?
De aanvraag voor ondersteuning dient dit jaar voor 1 oktober 2011 "op papier" ingediend te worden via dit formulier.
Wanneer moeten de aanvragen ingediend worden?
De aanvragen zijn technisch gesproken een antwoord op onze offertevraag. Ze kunnen pas ingediend worden van zodra onze offertevraag verschijnt op deze website.
De ondertekende aanvragen voor ondersteuning van de initiatieven waarvan de startdatum ligt in de periode van 1 januari tot 30 juni dienen ingediend te worden tegen uiterlijk 1 oktober van het voorafgaande jaar.
De ondertekende aanvragen voor ondersteuning van de initiatieven waarvan de startdatum ligt in de periode van 1 juli tot 31 december dienen ingediend te worden tegen 1 april van het lopende jaar.
Hoeveel bedraagt de ondersteuning?
De aanvraag is eigenlijk een offerte. De aanvrager vult op de webapplicatie maximaal 5 soorten van publicitaire return in, met het daarbijhorende bedrag. De deputatie zal beslissen om in te gaan op één van de voorgestelde bedragen, zal beslissen om niet in te gaan op één van de voorgestelde bedragen of zal beslissen om verder te onderhandelen met de aanvrager.
Hoe vul ik de webapplicatie in?
U kan 5 verschillende sponsorvoorstellen indienen, die opklimmen in waarde.
U geeft (in het veld “voorstelnaam” elk voorstel een naam (vb. bronze sponsor of voorstel 1 of … ) en u bouwt de publicitaire return steeds verder op.
U geeft in het veld “return” een overzicht van de promotionele return waarop de provincie kan rekenen.
U geeft in het veld “bedrag ” het door u gevraagde bedrag voor die return op. Indien de organisator BTW-plichtig is, is het voorgestelde bedrag BTW-inclusief.
Er moet altijd een minimumreturn in de return opgenomen worden: bij de beschrijving van het minimumvoorstel dient u ons mee te delen op hoeveel affiches en op hoeveel folders het provincielogo zal vermeld worden en dient er rekening mee gehouden te worden dat er in elk geval 2 toegangskaarten moeten verstrekt worden.
Aangezien de budgettaire middelen beperkt zijn, willen we u waarschuwen dat een (spectaculaire) verhoging van uw vraagprijs er toe kan leiden dat de deputatie uw voorstel afwijst.
Ook het feit dat u uw voorstel van publicitaire return beperkt tot slechts 1 formule kan de aanleiding zijn om niet in te gaan op uw offerte.
VOORBEELD :
|
voorstelnaam |
return |
bedrag |
|
minimumvoorstel |
Logovermelding op .......... affiches
Logovermelding op ........... folders
2 gratis toegangskaarten |
€ ? |
|
Voorstel 2 |
Logovermelding op ..... affiches
Logovermelding op ..... folders
2 gratis toegangskaarten
aanwezigheid ter plaatse met ....... vlaggen
aanwezigheid ter plaatse met ........ spandoeken |
€ ? |
|
Voorstel 3 |
Logovermelding op ..... affiches
Logovermelding op ..... folders
2 gratis toegangskaarten
aanwezigheid ter plaatse met ....... vlaggen
aanwezigheid ter plaatse met ........ spandoeken
logo in meewerkende krant (oplage : …….. ex.) |
€ ? |
|
Voorstel 4 |
Logovermelding op ..... affiches
Logovermelding op ..... folders
2 gratis toegangskaarten
aanwezigheid ter plaatse met ....... vlaggen
aanwezigheid ter plaatse met ........ spandoeken
logo in meewerkende krant (oplage : …….. ex.)
2 VIP-arrangementen (beschrijving inhoud) |
€ ? |
|
Voorstel 5 |
Logovermelding op ..... affiches
Logovermelding op ..... folders
2 gratis toegangskaarten
aanwezigheid ter plaatse met ....... vlaggen
aanwezigheid ter plaatse met ........ spandoeken
logo in meewerkende krant (oplage : …….. ex.)
2 VIP-arrangementen (beschrijving inhoud)
.... x uitzending op WTV-Focus, Radio 2, ....
|
€ ? |
Zoals blijkt uit het voorbeeld, moet de return voor elke formule telkens volledig vermeld worden. U dient vanzelfsprekend uw eigen voorstel op te bouwen.
Wat kan er in mijn return opgenomen worden?
a. Promotionele ruimte via de media
De mediakanalen (vb. titels kranten en/of tijdschriften, zenders,…) waarin promotionele ruimte wordt aangekocht om het evenement aan te kondigen, de frequentie (+evt. de duur) waarin er promotionele ruimte voorzien wordt in print, radio en/of TV, enz.
b. Promotionele ruimte via drukwerk en website
Het drukwerk (met oplage en verspreidingskanaal) om het evenement te promoten (affiche, flyer,…), het drukwerk dat de praktische en algemene informatie weergeeft (ingangsticket, programmaboekje,…), de publicitaire mogelijkheden op de website, enz.
c. Promotionele ruimte op het evenement
De promotionele ruimte die op het evenement wordt voorzien voor de Provincie West-Vlaanderen.
d. P.R. - prestaties
Het VIP- programma: beschrijving van de inhoud, de financiële waarde en hoeveel stuks er voorzien worden voor de provincie.
De vrije toegangskaarten: beschrijving van de inhoud, de financiële waarde en hoeveel stuks er voorzien worden voor de provincie.
Wanneer moeten de (eventuele) VIP-kaarten opgestuurd worden?
De eventuele VIP-kaarten moeten uiterlijk 14 dagen voor het evenement opgestuurd worden naar de provinciale sportdienst, Doornstraat 114 8200 Brugge.
Welk publicitair materiaal stelt de provincie West-Vlaanderen ter beschikking?
Hiervoor stelt de Provincie West-vlaanderen volgend materiaal ter beschikking: banners, vlaggen in diverse formaten en quickscreens.
Hoe bestel ik het publicitair materiaal van de provincie?
De aanvraag van het materiaal dient, na toewijzing van de financiële ondersteuning, te gebeuren aan de hand van het daarvoor voorziene aanvraagformulier.
U kan het formulier aanvragen via sport@west-vlaanderen.be.
Kan ik ook trofeeën aanvragen bij de provincie?
U kan het formulier aanvragen via sport@west-vlaanderen.be.
Welke documenten moet ik achteraf indienen?
(zie Artikel 4 van uw overeenkomst : Modaliteiten van betaling)
De betaling zal geschieden binnen de 50 kalenderdagen na ontvangst van:
- een schuldvordering of factuur in drievoud, echt en deugdelijk verklaard voor de som van (in letters), gedateerd en ondertekend. De factuur of schuldvordering dient een gedetailleerde staat te omvatten die de gevraagde betaling rechtvaardigt. Deze staat mag ook los bijgevoegd worden.
- en een verslag dat volgende gegevens bevat:
- het aantal deelnemers
- een exemplaar van de promotionele ruimte in drukwerk: affiches, folders, mailings en andere
- een kopie van de promotionele ruimte via de verschillende media kanalen
- foto's van de promotionele ruimte op het evenement
De facturen of schuldvorderingen moeten gestuurd worden naar de Provincie West-Vlaanderen, Dienst Sport, t.a.v. De heer Eric De Bruyne, Doornstraat 114, 8200 Brugge.
Op straffe van uitsluiting verbindt de dienstverlener er zich toe om de (VIP) - kaarten vermeld in de weerhouden return minstens 14 dagen voor het evenement te bezorgen aan de dienst Sport, Eric De Bruyne, Doornstraat 114 in 8200 Sint-Andries.