Ondersteuning evenementen
Veelgestelde vragen
______________________________________________________________________
Wie kan aanvragen indienen?
Sportfederaties, burensportdiensten en provinciale sportpartners kunnen enkel aanvragen indienen voor niet jaarlijks terugkerende evenementen (vb. het Vlaams kampioenschap dat om de 5 jaar, bij toerbeurt, aan West-Vlaanderen wordt toegekend, een Belgisch kampioenschap, enz.)
“Andere organisatoren” kunnen wel hun jaarlijks terugkerende evenementen aanvragen omdat dit meestal de enige activiteit is die door die organisator georganiseerd wordt (vb. een jaarlijks terugkerende koers, marathon, een tornooi, enz.)
Wat kan ondersteund worden via “levering van diensten”?
Enkel evenementen, d.w.z. sportieve doe-activiteiten met minstens provinciale uitstraling die plaatsvinden op 1 dag of op meerdere aaneensluitende dagen.
Waaraan moeten de evenementen minstens voldoen?
1° Plaatsvinden in West-Vlaanderen.
2° Het sportieve initiatief moet onder de lijst van de provinciaal erkende sporttakken vallen. Het vastleggen van de sporttakken die onder dit reglement vallen, gebeurt door de Deputatie na advies van de Provinciale Sportraad West-Vlaanderen.
3° Minstens provinciale uitstraling hebben en voor zover het organisaties van provinciale federaties betreft een uitzonderlijk karakter hebben.
4° Bijdragen tot de herkenbaarheid van de provincie West-Vlaanderen volgens de modaliteiten bepaald in het provinciaal reglement betreffende een provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie.
5° Geen commerciële doelstellingen nastreven.
6° Behoren tot de belangrijkste evenementen binnen hun sector.
7° Voldoende publicitaire return bieden.
Wat komt niet in aanmerking?
1° Evenementen die door de Provincie West-Vlaanderen worden gesubsidieerd op basis van andere provinciale reglementen of waarvoor specifieke kredieten zijn ingeschreven op de begroting van de Provincie West-Vlaanderen.
2° Evenementen die jaarlijks georganiseerd door West-Vlaamse sportfederaties, sportpartners en burensportdiensten.
Hoe moet de ondersteuning aangevraagd worden?
De aanvragen moeten ingediend worden via:
http://www.west-vlaanderen.be/genieten/sport/subsidies/ondersteuning_evenementen/Pages/default.aspx
Wanneer moeten de aanvragen ingediend worden?
De aanvragen zijn technisch gesproken een antwoord op onze offertevraag. Ze kunnen pas ingediend worden van zodra onze offertevraag verschijnt op deze website.
De aanvragen voor ondersteuning van de initiatieven waarvan de startdatum ligt in de periode van 1 januari tot 30 juni dienen ingediend te worden tegen uiterlijk 1 oktober van het voorafgaande jaar.
De aanvragen voor ondersteuning van de initiatieven waarvan de startdatum ligt in de periode van 1 juli tot 31 december kunnen ingediend te worden tegen 1 april van het lopende jaar.
Hoeveel bedraagt de ondersteuning?
De aanvraag is eigenlijk een offerte. De aanvrager vult op de webapplicatie maximaal 5 soorten van publicitaire return in, met het daarbijhorende bedrag. De deputatie zal beslissen om in te gaan op één van de voorgestelde bedragen, zal beslissen om niet in te gaan op één van de voorgestelde bedragen of zal beslissen om verder te onderhandelen met de aanvrager.
Hoe vul ik de webapplicatie in?
U kan 5 verschillende sponsorvoorstellen indienen, die opklimmen in waarde.
U geeft in het veld “return” een overzicht van de promotionele return waarop de provincie kan rekenen.
U geeft in het veld “bedrag ” het door u gevraagde bedrag voor die return op. Indien de organisator BTW-plichtig is, is het voorgestelde bedrag BTW-inclusief.
Aangezien de budgettaire middelen beperkt zijn, willen we u waarschuwen dat een (spectaculaire) verhoging van uw vraagprijs er toe kan leiden dat de deputatie uw voorstel afwijst.
Ook het feit dat u uw voorstel van publicitaire return beperkt tot slechts 1 formule kan de aanleiding zijn om niet in te gaan op uw offerte.
Bij het formuleren van de return moet met volgende zaken rekening gehouden worden:
· Elk voorstel dient minstens ‘vermelding van logo op (x aantal) folders en (x aantal) affiches + 2 gratis toegangskaarten’ te bevatten.
· Bij elk onderdeel van een voorstel dient een aantal vermeld te worden (bv. logovermelding op 1000 affiches, uithangen van 4 vlaggen, 4 gratis toegangskaarten, enz.)
· Elk voorstel moet een volledig uitgeschreven pakket omvatten. Dus geen verwijzing zoals ‘zie voorstel 1 en daarenboven nog … ‘, maar wel herhaling van de relevante onderdelen van voorgaande voorstellen.
· Op voorstellen als ‘mogelijkheid tot publicitaire stand ter plaatse’, ‘mogelijkheid tot meerijden in de publiciteitskaravaan’ of ‘mogelijkheid tot verspreiden van gadgets’ wordt niet ingegaan.
· Voorstellen om de provinciale sportdienst zelf vlaggen of banners te laten ophangen of ze door de provinciale sportdienst te laten leveren, worden niet weerhouden.
Bij het formuleren van een voorstel krijgt u per voorstel de kans om 2 soorten VIP-formules te beschrijven.
3. Een voorbeeld van return:
Voorstel 1
|
Inhoud |
|
Bedrag: 100 € |
|
Logovermelding op 1000 folders
Logovermelding op 100 affiches
2 gratis toegangskaarten
5 gratis deelnamekaarten |
|
|
|
VIP-pakket 1 inhoud |
|
Aantal kaarten: / |
|
/ |
|
|
|
VIP-pakket 2 inhoud |
|
Aantal kaarten:/ |
|
/ |
|
|
Voorstel 2
|
Inhoud |
|
Bedrag: 250 € |
|
Logovermelding op 1000 folders
Logovermelding op 100 affiches
2 gratis toegangskaarten
Uithangen van 4 banners
Uithangen van 10 vlaggen
10 gratis deelnamekaarten |
|
|
|
VIP-pakket 1 inhoud |
|
Aantal kaarten: 2 |
|
Toegang tot de VIP-bar
Toegang tot de receptie achteraf |
|
|
|
VIP-pakket 2 inhoud |
|
Aantal kaarten:/ |
|
/ |
|
|
Voorstel 3
|
Inhoud |
|
Bedrag: 500 € |
|
Logovermelding op 1000 folders
Logovermelding op 100 affiches
2 gratis toegangskaarten
Uithangen van 4 banners
Uithangen van 10 vlaggen
20 gratis deelnamekaarten |
|
|
|
VIP-pakket 1 inhoud |
|
Aantal kaarten: 4 |
|
Toegang tot de VIP-bar
Toegang tot de receptie achteraf |
|
|
|
VIP-pakket 2 inhoud |
|
Aantal kaarten: 4 |
|
Toegang tot de VIP-bar
Toegang tot de receptie achteraf
VIP-lunch |
|
|
De provinciale sportdienst heeft een sportcampagne voor het provinciepersoneel gelanceerd. In het kader hiervan krijgen werknemers van de provincie o.a. de kans om deel te nemen aan sportevenementen. We willen dan ook de organisatoren van recreatieve evenementen aanmoedigen om gratis deelnamekaarten op te nemen in de voorgestelde return. Deze zullen dan verdeeld worden onder de personeelsleden van de provincie.
Zoals blijkt uit het voorbeeld, moet de return voor elke formule telkens volledig vermeld worden. U dient vanzelfsprekend uw eigen voorstel op te bouwen.
Wat kan er in mijn return opgenomen worden?
a. Promotionele ruimte via de media
De mediakanalen (vb. titels kranten en/of tijdschriften, zenders,…) waarin promotionele ruimte wordt aangekocht om het evenement aan te kondigen, de frequentie (+evt. de duur) waarin er promotionele ruimte voorzien wordt in print, radio en/of TV, enz.
b. Promotionele ruimte via drukwerk en website
Het drukwerk (met oplage en verspreidingskanaal) om het evenement te promoten (affiche, flyer,…), het drukwerk dat de praktische en algemene informatie weergeeft (ingangsticket, programmaboekje,…), de publicitaire mogelijkheden op de website, enz.
c. Promotionele ruimte op het evenement
De promotionele ruimte die op het evenement wordt voorzien voor de Provincie West-Vlaanderen.
d. P.R. - prestaties
Het VIP- programma: beschrijving van de inhoud, de financiële waarde en hoeveel stuks er voorzien worden voor de provincie.
De vrije toegangskaarten: beschrijving van de inhoud, de financiële waarde en hoeveel stuks er voorzien worden voor de provincie.
Wanneer moeten de (eventuele) VIP-kaarten opgestuurd worden?
De eventuele VIP-kaarten moeten uiterlijk 14 dagen voor het evenement opgestuurd worden naar de provinciale sportdienst, Doornstraat 114 8200 Brugge.
Welk publicitair materiaal stelt de provincie West-Vlaanderen ter beschikking?
Hiervoor stelt de Provincie West-vlaanderen volgend materiaal ter beschikking: banners, vlaggen in diverse formaten en quickscreens.
Hoe bestel ik het publicitair materiaal van de provincie?
De aanvraag van het materiaal dient, na toewijzing van de financiële ondersteuning, te gebeuren aan de hand van het daarvoor voorziene aanvraagformulier.
U kan het formulier aanvragen via sport@west-vlaanderen.be.
Kan ik ook trofeeën aanvragen bij de provincie?
U kan het formulier aanvragen via sport@west-vlaanderen.be.
Welke documenten moet ik achteraf indienen?
De betaling zal geschieden binnen de 50 kalenderdagen na ontvangst van:
een schuldvordering of factuur in één exemplaar echt en deugdelijk verklaard voor de som van (in letters), gedateerd en ondertekend. De factuur of schuldvordering dient de bewijsstukken van de beloofde return te omvatten die de gevraagde betaling rechtvaardigt, - en een verslag dat volgende gegevens bevat:
- het aantal deelnemers
- een exemplaar van de promotionele ruimte in drukwerk: affiches, folders, mailings en andere
- een kopie van de promotionele ruimte via de verschillende media kanalen
- foto's van de promotionele ruimte op het evenement
De facturen of schuldvorderingen moeten gestuurd worden naar de Provinciale sportdienst, Doornstraat 114 te 8200 Sint-Andries met vermelding van het vastleggingsnummer dat op de kennisgevingsbrief genoteerd staat. Deze kennisgevingsbrief ontvangt u pas na goedkeuring door de deputatie.
Op straffe van uitsluiting verbindt de dienstverlener er zich toe om de (VIP) - kaarten vermeld in de weerhouden return minstens 14 dagen voor het evenement te bezorgen aan de dienst Sport, Eric De Bruyne, Doornstraat 114 in 8200 Sint-Andries.