Als intermediair bestuur wil de Provincie ijveren om de archiefzorg en het archiefbeheer bij de lokale besturen te verbeteren.
Daartoe wordt het lokale archiefbeheer tijdelijk gesubsidieerd. Op 30 oktober 1997 keurde de Provincieraad een Subsidiereglement goed dat met ingang van 1 januari 1998 in voege trad. Het betreft een startsubsidiëring die in principe gedurende drie opeenvolgende kalenderjaren aan de weerhouden gemeentebesturen uitbetaald wordt. De subsidiëring omvat 50% van de wedde van de nieuw aangeworven of van de voor het eerst met het archiefbeheer belaste archivaris of 55% wanneer de archivaris over een universitair diploma beschikt (met een maximum van 12.395 euro). Indien twee of meer gemeenten beslissen om samen een archivaris aan te stellen wordt 60% van de archivariswedde terugbetaald (met een maximum van 14.875 euro). Daarnaast worden archiefoverdrachten van andere lokale besturen naar de (inter)gemeentelijke archiefdienst aangemoedigd. Als een gemeentebestuur een overdrachtsakkoord afsluit met het bestuur van een OCMW, kerkfabriek, polder of watering dan subsidieert de Provincie de algemene archiveringskosten. Dergelijke subsidie bedraagt maximum 10% van de weddekosten van de (inter)gemeentelijke archivaris. Besteedt de archivaris meer dan 20% van zijn werktijd aan niet-gemeentelijke overheidsarchieven, dan bedraagt de weddesubsidie eveneens 60% (maximum 14.875 euro).
Verder richt de Provinciale School voor Bestuursrecht (SBR) een cursus 'Archiefbeheer bij de Gemeentelijke en Provinciale Besturen' in. Deze opleiding staat open voor provinciale, gemeentelijke en OCMW-ambtenaren die nu reeds of in de nabije toekomst belast worden met het documenten- en archiefbeheer, en dit in een georganiseerde archiefdienst of nog op de kantoren zelf.
Ook wordt logistieke steun aangeboden. Het Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen - Probat wordt gratis ter beschikking gesteld en er worden gezamenlijke aankopen van hoogwaardig zuurvrij verpakkingsmateriaal georganiseerd.
Ten slotte staat een Provinciaal archiefconsulente in voor de follow-up van de ganse stimuleringspolitiek naar de lokale archieven toe. Dit houdt in:
- advies verlenen aan en begeleiden van de lokale archiefdiensten;
- coördineren van de subsidieaanvragen van nieuwe gemeentelijke of intergemeentelijke archiefdiensten;
- samenstellen van de digitale nieuwsbrief 'Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen';
- organiseren van een jaarlijkse overlegvergadering met de gesubsidieerde archieven.